Dokumente austauschen im Internet

Das PDF-Format

PDF (Portable Document Format) ist eine Weiterentwicklung des Postscript-Formats. Postscript ist eine sogenannte Seitenbeschreibungssprache, die in der Lage ist, einem Drucker (sofern er Postscript versteht) genau anzugeben, an welcher Stelle des Blattes welcher Buchstabe in welcher Größe ausgegeben werden soll. Im Presse- und Druckereibereich ist dies sehr verbreitet. Postscript tut letztlich genau das, was wir hier wollen: Ein fest vorgegebenes Seitenlayout speichern. Leider sind Postscript-Dateien für ein mehrseitiges Dokument mit ein paar Bildern meist schon größer als 10 MB. Die Firma Adobe hat das Postscript-Format etwas optimiert, mit Komprimierung versehen und somit entstand das PDF-Format. PDF ermöglicht die Einbettung von Schriften und komprimierten Bildern und auch die Angabe von Metadaten (Autor, Verschlüsselung, Copyright etc.).

PDF-Dateien haben folgende Vorteile:

Plattformübergreifend lesbar: Auf allen gängigen Computersystemen kann der frei verfügbare Acrobat Reader installiert werden, mit dem man die PDF-Dateien anzeigen und drucken kann.
Layout ist sicher: evtl. muss die Seite als Ganzes etwas verkleinert werden, wenn der Drucker mehr Randbreite braucht, aber es wird nicht passieren, dass irgendwelcher Text auf die nächste Seite rutscht.
Der Text kann nicht verändert werden: Bei vielen Dokumenten ist es unerwünscht, dass der Empfänger die Inhalte verändert und dann evtl. unter eigenem Namen weiter verbreitet.
Sicherheit: Über PDF-Dokumente können Keine Viren verbreitet werden
Dateigröße: PDF-Dateien sind meist kleiner als entsprechende Word-Dateien.

Fazit

Wenn Sie Dokumente im Internet versenden, gilt folgende Priorität:

Einfach als Text (*.txt) senden, wenn keine Formatierungen erforderlich sind. Für Emails reicht das normalerweise aus.
Als HTML senden, wenn Sie Formatierungen brauchen (unterschiedliche Schriftgrößen etc.) bzw. wenn Sie z.B. Bilder und Tabellen einbauen wollen.
Als PDF senden, wenn Sie wollen, dass das Layout genau so beim Empfänger ankommt, wie Sie es vorgegeben haben.
Als Word senden, wenn Sie wollen, dass der Empfänger den Text auch verändern kann und wenn Sie wissen, dass der Empfänger auch Word-Dokumente problemlos verarbeiten kann. Falls das Word-Dokument größer als 200 KB ist, sollten Sie das Dokument komprimieren.

Und wie mache ich das?

Da die meisten Anwender immer noch mit Microsoft Word arbeiten, gebe ich zunächst eine Anleitung für folgenden Fall: Jemand hat ein Dokument mit Microsoft Word erstellt und will es per Email versenden. Die hier vorgestellte Vorgehensweise lässt sich natürlich im Prinzip auch auf andere Arten der Weitergabe von Dokumenten übertragen, wie z.B. bei der Erstellung einer Homepage.

Ich nehme an, dass Sie bereits Ihren Text mit Word erstellt haben.

Senden im Text-Format:
Entweder direkt in die Email hineinkopieren oder als Datei anhängen.
1. Direkt in Email hineinkopieren: Markieren Sie den Textabschnitt, wählen Sie BearbeitenKopieren, starten Sie Ihr Email-Programm, erstellen Sie eine neue Nachricht und wählen Sie dann BearbeitenEinfügen.
2. Als .txt-Datei anhängen: Wählen Sie DateiSpeichern unter und klicken Sie dann auf den Pfeil rechts neben Dateityp. Wählen Sie statt MicrosoftWord97 (oder was auch immer da steht) den Typ Text bzw. Nur Text. Sie speichern dann eine Datei mit der Endung .txt. Diese Datei können Sie dann als Anhang in Ihre Email aufnehmen.
Senden als HTML:
Wählen Sie DateiSpeichern unter und klicken Sie dann auf den Pfeil rechts neben Dateityp. Wählen Sie statt MicrosoftWord97 (oder was auch immer da steht) den Typ HTML. Sie speichern dann eine Datei mit der Endung .htm oder .html. (siehe Anm.) Diese Datei können Sie dann als Anhang in Ihre Email aufnehmen. Falls Sie Bilder, Formeln oder andere Objekte in Ihr Dokument eingebaut haben, beachten Sie bitte die Anmerkungen weiter unten zu Dokumenten mit Bildern.
Senden als PDF:
Laden Sie das Programm FreePDF von http://shbox.de herunter (kostenlos!) und installieren Sie es. Bei der Installation wird ein sogenannter PDF-Drucker installiert. Wenn Sie Ihr Dokument als PDF versenden wollen, wählen Sie einfach DateiDrucken... und wählen als Drucker FreePDF an. Es wird dann automatisch eine PDF-Datei erzeugt, die Sie zunächst mit dem Acrobat-Reader ansehen und dann als Anhang in Ihre Email aufnehmen können. Dies funktioniert auch wunderbar, wenn Sie Bilder, Tabellen etc. in Ihr Dokument eingebaut haben.
Wenn es denn unbedingt sein muss, schicken Sie das Word-Dokument selbst. Aber bitte komprimieren Sie Dokumente, die größer sind als 200 KB. Oft kann man ein Word-Dokument in eine zip-Datei komprimieren, die nur noch halb so groß ist. Falls Sie noch kein Komprimierprogramm (zip-Programm, Pack-Programm) haben, können Sie sich z.B. kostenlos das Programm WinRar herunterladen von www.zdnet.de.
Es muss nicht unbedingt Microsoft Office sein: Unter http://de.openoffice.org/ können Sie sich das freie OpenOffice besorgen. OpenOffice ist sicher nicht so ausgereift wie MS-Office, dafür ist es aber kostenlos und sicher voll und ganz ausreichend für den Privatgebrauch oder ein kleines Home-Office. OpenOffice ist in der Lage, Word-Dokumente zu lesen und zu schreiben, wenn nicht zu komplizierte Objekte eingebettet sind. Und außerdem gibt es seit Version 1.1 die Möglichkeit, durch einen einzigen Klick ein PDF-Dokument zu erstellen. Wenn Sie also überlegen, ob Sie sich ein MS-Office-Update kaufen oder vielleicht doch mal die Raubkopie löschen wollen, wäre das eine gute Alternative.

Geeignete Bildformate

Wenn Sie Bilder in Ihr Dokument einbauen wollen, ist es wichtig, das richtige Bild-Dateiformat zu wählen. Sehen Sie sich zunächst im Datei-Manager (Windows-Explorer) an, wie viel Platz das Bild braucht. Für Emails und Internet reichen Dateigrößen von 100 KB bis 200 KB meistens aus, wenn man das richtige Dateiformat wählt. Ich zeige Ihnen die Vorgehensweise an Hand zweier Beispiele:

Ein schwarz-weiß-Dokument (Strichzeichnung oder Text) wird gescannt:
Beim Scannen sollte man zunächst eine sinnvolle Auflösung verwenden: 150 dpi sollten reichen. Dann öffnet man das erhaltene Bild mit einem Bildbearbeitungsprogramm und stellt eine Farbtiefe von 1 Bit ein (Schwarz-weiß). Dann speichert man das Bild im gif-Format (moderner: png-Format - Anm.s.u.) und schon hat man das Bild sinnvoll komprimiert. Dies funktioniert auch gut bei Bildern mit sehr wenigen Farben oder auch bei Graustufenbildern - hier muss man jedoch eine Farbtiefe von 4 Bit (16 Farben oder Graustufen) oder 8 Bit (256 Farben oder Graustufen) einstellen.
Ein Bild von einer Digitalkamera soll verschickt werden:
Viele Digitalkameras haben mittlerweile eine Auflösung, die fürs Internet schon zu hoch ist. Also: Bild im Bildbearbeitungsprogramm öffnen, Größe (Skalierung) verändern. Eine Auflösung von 800x600 Pixel reicht meist aus, wenn Sie ein Foto im Internet verschicken wollen. Dann wählen Sie DateiSpeichern unter... und speichern das Bild im jpg (oder jpeg)-Format. Meist kann man (evtl. unter Optionen) noch die Qualität einstellen. 75% reichen hier meist aus, und schon braucht das Bild nur noch ein Zehntel des Speicherplatzes.