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Do, 9. Februar 2012, 15:00

Dokumentenmanagement mit LetoDMS

Dokumentenspeicherung, -austausch und -archivierung sind die Domäne des webbasierten LetoDMS. Im ersten Teil dieser Serie geht es um die Grundlagen von LetoDMS.

Dies ist der erste Teil des Workshops LetoDMS. Alle Artikel dieses Workshops finden Sie in der Übersicht.

Vorwort

Dokumentenspeicherung, -austausch und -archivierung bleibt ein vorherrschendes Thema in der IT. Die Spanne der Möglichkeiten reicht von einer gemeinsam genutzten Festplatte bis zu ausgewachsenen Dokumenten-Management-Systemen (DMS), die eine rechtskonforme Ablage von Dokumenten ermöglichen. Irgendwo in dieser Spanne findet man LetoDMS, dessen Historie bis 2002 zurück reicht, damals noch unter dem Namen mydms.

LetoDMS ist in PHP implementiert und nutzt MySQL als Datenbank. Andere Datenbanken sind grundsätzlich möglich, werden aber bisher nicht unterstützt. Die Dokumente werden im Dateisystem abgelegt und alle weiteren Metadaten in der Datenbank. LetoDMS organisiert die Dokumente in Ordnern, also genauso wie in jedem Dateisystem. Dokumente haben die üblichen Metadaten, wie beispielsweise Autor, Titel und Stichworte. Darüber hinaus können verschiedene Versionen eines Dokuments abgelegt werden. Dokumente können in Beziehung gesetzt werden und man kann ihnen weitere Dateien anhängen. Ein Prüfungs- und Freigabesystem erlaubt einen einfachen Workflow. Das System verfügt über eine Web-Schnittstelle, kann aber auch über WebDAV angesprochen werden. Darüber hinaus kann der Kern von LetoDMS als PEAR-Paket in eigenen Anwendungen genutzt werden. Auf diese Weise ist beispielsweise eine Typo3-Extension und eine Reihe von Hilfsprogrammen entstanden. Das Rechtemanagement funktioniert wie in jedem Dateisystem über Gruppen und Benutzer mit Lese- und Schreibrechten, erlaubt aber auch einen Gastzugang ohne Anmeldung.

Installation

Die wohl einfachste Möglichkeit, LetoDMS mal auf dem eigenen Rechner auszuprobieren, besteht unter Debian oder Ubuntu. In Debian testing existieren seit kurzem die Pakete letodms und php-letodms-core. Nach der Installation ist die Web-Oberfläche unter http://localhost/letodms erreichbar, und mit dem Login admin (Passwort admin) kann man sich anmelden.

Eine eigene Installation aus den Quellen ist aber ebenso einfach. Voraussetzung ist ein funktionierendes PHP, ein Apache Web-Server und MySQL als Datenbank. Laden Sie dazu die Pakete LetoDMS-3.2.2.tar.gz und LetoDMS_Core-3.2.2.tgz von Sourceforge herunter. Erstellen Sie ein Verzeichnis unterhalb Ihrer HTTP-Document-Root und entpacken Sie beide Archive in diesem. Stellen Sie sicher, dass der Web-Server auf das Verzeichnis letoDMS-<version>/conf' schreibenden Zugriff hat. Die anderen Verzeichnisse sollten aus Sicherheitsgründen nicht durch den Web-Server beschrieben werden können.

Da es sich bei LetoDMS_Core-3.2.2.tgz um ein PEAR-Paket handelt, kann die Installation auch alternativ über pear install LetoDMS_Core-3.2.2.tgz erfolgen. Damit später alles glatt läuft, benötigen Sie auch noch adodb und das PEAR-Paket Log. Beides befindet sich allerdings auch in vielen Linux-Distributionen und muss so installiert werden, damit es später über den PHP-Include-Path gefunden werden kann. Der Pfad zu ADOdb kann alternativ auch bei der Konfiguration von LetoDMS eingestellt werden. Für das Log-Paket geht dies nicht.

Im nächsten Schritt kann man seinen Browser schon auf die Installations-Seite von LetoDMS http://localhost/<pfad zu letodms>/install/ schicken. Sie werden mit einem kurzen Text begrüßt, der Sie auffordert, die Datei ENABLE_INSTALL_TOOL in dem Ordner conf anzulegen. Erfolgt dies, dann kann über den Link am Ende der Seite auf ein Formular mit den grundlegenden Installationseinstellungen verzweigt werden.

Nicht erschrecken, wenn Sie hier direkt mit einer Warnung begrüßt werden. Sie ist für die weitere Installation zunächst nicht hinderlich. Einige der Felder sind bereits auѕgefüllt und können so übernommen werden. Kritisch ist vor allem das Verzeichnis für die Dokumente (Content directory) und der Zugang zur Datenbank. Das Content-Verzeichnis sollte aus Sicherheitsgründen nicht unterhalb der http-root liegen, muss aber durch den User, unter dem der Web-Server läuft, beschrieben werden können, um später darin Dokumente ablegen zu können. Wird das Content-Verzeichnis dennoch unterhalb der http-root eingerichtet, dann sollte es zumindest durch eine htaccess-Datei vor lesenden Zugriffen geschützt werden. Voreingetragen ist im übrigen das Verzeichnis von LetoDMS mit angehängtem /data/. Das Verzeichnis zu »Core LetoDMS« muss nur dann eingetragen werden, wenn LetoDMS_Core nicht bereits als PEAR-Paket installiert ist und somit ohnehin über den PHP-Include-Pfad gefunden wird. Gleiches gilt im übrigen für den Pfad zu ADOdb.

Der Rest der Installation bezieht sich auf den Zugang zur Datenbank. Die Datenbank-Tabellen können von LetoDMS angelegt werden. Dazu muss lediglich die Checkbox Create database tables: angehakt werden. Alternativ kann auch die Datei install/create_tables.sql direkt importiert werden. Zuvor müssen Sie allerdings eine Datenbank anlegen und einem Datenbank-Benutzer Zugang darauf gewähren. In der mysql-Konsole kann dies z.B über

create database letodms;
grant all privileges on letodms.* to letodms@localhost identified by 'secret';

erfolgen. Den gewählten Datenbanknamen, Benutzernamen und Passwort tragen Sie in dem Formular ein und schicken es ab.

Anmeldebildschirm von LetoDMS

Uwe Steinmann

Anmeldebildschirm von LetoDMS

LetoDMS nach der Anmeldung

Uwe Steinmann

LetoDMS nach der Anmeldung

Sofern jetzt keine Fehler gemeldet werden, ist die Grundinstallation damit beendet. Jetzt nur noch die zuvor angelegte Datei ENABLE_INSTALL_TOOL löschen und auf die Anmelde-Seite springen, um sich dort mit dem Login »admin« (Passwort admin) anzumelden.

Einstellungen im Admin-Bereich

Uwe Steinmann

Einstellungen im Admin-Bereich

Bevor Sie Dokumente hochladen und Ordner erzeugen, sollten Sie unter Admin-ToolsSettings die weiteren Einstellungen überprüfen. Auf der Seite unter System findet man noch einmal die bereits in der Installation gemachten Einstellungen der Verzeichnisse und des Datenbankzugriffs. Eine kurze Beschreibung der Einstellungen erhalten Sie, wenn Sie den Mauszeiger über das Einstellungsfeld bewegen. Im Bereich Site sollten Sie zunächst die Volltextsuche ausschalten, weil sie ohnehin noch nicht komplett installiert ist. In diesem Bereich sind auch Einstellungen zum Aussehen der Bedienoberfläche untergebracht. Alle weiteren Einstellungen können zunächst in der Voreinstellung verbleiben.

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