GnuCash

Einsatz des freien Buchhaltungsprogramms

Das freie Buchhaltungsprogramm GnuCash macht sich auch im Privatbereich nützlich.

Nutzung

Nachdem das Konto für Online-Banking eingerichtet ist, werden die Kontoumsätze zum ersten Mal abgerufen. Dazu klickt man auf das Konto, dessen Umsätze abgerufen werden sollen, und wählt dann im Menü Aktionen -> Online Aktionen -> Abfrage Kontoumsätze... aus. Im folgenden Fenster legt man fest, von welchem Zeitraum die Umsätze abgerufen werden sollen. Bei der ersten Abfrage ist »Frühestes mögliches Datum« (meistens die letzten 180 Tage) und »Bis jetzt« standardmäßig ausgewählt. Bei allen späteren Abfragen ist dagegen »Letztes Abrufdatum« die Voreinstellung. Mit einem Klick auf »OK« und nach Eingabe der PIN – es empfiehlt sich, das Feld »PIN merken« zu aktivieren, damit die PIN nur einmal anstatt dreimal abgefragt wird – erscheint ein Pop-Up Fenster, in dem das Zertifikat der Bank akzeptiert werden muss. Anschließend werden alle Kontoumsätze abgerufen. Bei neuen Umsätzen werden diese in einem neuen Fenster aufgelistet. Mit einem Doppelklick auf einen Umsatz kann dieses einem Konto zuordnet werden. GnuCash merkt sich diese Zuordnung für die Zukunft, d.h. wenn später dieser Umsatz (z.B. »Miete«) erscheint, wird es automatisch dem richtigen Konto zugewiesen (z.B. »Wohnung«). Damit dies möglichst zuverlässig funktioniert, aktiviert man in den Einstellungen unter Bearbeiten -> Einstellungen im Reiter »Online Banking« das Feld »Bayes-Algorithmus verwenden«. Später kontrolliert man nur noch die Zuordnungen und bestätigt sie.

Damit der Kontostand in GnuCash mit dem der Bank übereinstimmt, wird ein Anfangskontostand in GnuCash benötigt. In der Grundeinstellung beträgt dieser 0 €, wovon alle Umsätze verrechnet werden, was zu einem anderen Kontostand als dem realen führt. Der Anfangsbestand berechnet sich gemäß »realer Kontostand - GnuCash-Kontostand« (nach Abruf der Umsätze). Beispiel: Der Kontostand beträgt real 5 €, während das GnuCash-Konto -8 € anzeigt, also ist der Anfangsbestand 5 € - (-8 €) = 13 €. Dieser Betrag wird manuell als Anfangsbestand in das entsprechende Konto gesetzt und gemäß den Prinzipien der doppelten Buchführung in das Konto »Anfangsbestand« gebucht – als Datum nimmt man am besten das früheste, damit die Buchung ganz oben in den Umsätzen erscheint.

Umsätze im Girokonto, die keinem Konto zugeordnet werden, landen zusätzlich entweder in »Ausgleichskonto« bzw. in »Ausbuchungskonto«, damit das Prinzip der doppelten Buchführung erfüllt wird. Buchungen, die keinem Konto zugeordnet wurden, finden sich deshalb in diesen Konten. Beispiel: Der BAföG-Geldeingang ist in »Girokonto« und auch in »Ausgleichskonto« verbucht. Daher öffnet man das »Girokonto« und ordnet den Betrag im Menü Buchen dem Konto »BAföG« in den Erträgen zu – es verschwindet dann aus dem Ausgleichskonto. Das gleiche passiert mit den Ausgaben in »Ausbuchungskonto«. Wer das BAföG ganz genau verbuchen möchte, teilt den Betrag (»Mehrteilige Buchung« siehe unten) in zwei Teile, wovon ein Teil unter den Erträgen »BAföG«, der andere unter Fremdkapital -> Kredite -> BAföG verbucht wird.

Viele Anfänger verwirrt diese Tatsache: Wird eine Buchung gelöscht – egal aus welchem Konto (doppelte Buchführung) – ist sie aus beiden Konten verschwunden. Da es leider den Button »Rückgängig machen« nicht gibt, kann man sich mit dem erneuten Abfragen aller Kontoumsätze mit der Möglichkeit »Frühestes mögliches Datum« behelfen (sofern der gelöschte Umsatz noch abrufbar ist). Der gelöschte Umsatz erscheint dann als ein neuer Umsatz im Pop-Up-Fenster, der neu zugeordnet werden kann. Buchungen, die falsch gebucht wurden, korrigiert man, indem die Zuordnung vom Konto des Geldeingangs (»Girokonto«, »Bargeld«, »Zinsen für Sparbuch« usw.) geändert wird. Entdeckt man beispielsweise einen Handyumsatz im Konto »Miete«, gelangt man mit dem Button »Zur passenden Gegenbuchung im Gegenkonto gehen« einfach in das Konto »Girokonto« und bucht dort den falsch gebuchten Umsatz in das Konto »Handy« um.

Tipps

Je präziser die Buchhaltung geführt wird, desto genauer, aber auch zeitaufwendiger wird sie. Daher ein paar Tipps:

Am Geldautomaten abgehobene Beträge werden in das Konto »Bargeld« gebucht. Wer nicht jede kleine Ausgabe (z.B. Kaffee) davon abziehen möchte, kann für den Anfang die Umsätze vom Geldautomaten unter »Aufwendungen« in ein Konto »Nicht erfasste Ausgaben« buchen. Auch Fehlbeträge werden in dieses Konto gebucht.
Artikel mit Garantie kauft man möglichst mit Giro-Karte, da der Kontoauszug als Zahlbeleg gilt.
Jedem Umsatz kann im Menü Ansicht -> Bemerkungen anzeigen eine Bemerkung hinzugefügt werden, die sich auch mit Hilfe der Suchfunktion schnell finden lässt.
Das Datum lässt sich mit den Tasten für +/- ändern.
Grundrechenarten lassen sich in den Zeilen für Beträge durchführen (z.B. 197,33-5,34).

Konten verstecken

Konten, die nicht genutzt werden, z.B. alte Konten, lassen sich unsichtbar machen, damit sie nicht irritieren. Dies geschieht, indem man das entsprechende Konto auswählt, auf den Button »Ausgewähltes Konto bearbeiten« klickt und dort »versteckt« aktiviert. Versteckte Konten lassen sich auch wieder sichtbar machen im Menü Ansicht -> filtern nach... -> Weitere -> Versteckte Konten anzeigen. Die Konten sollte man aber nicht löschen, da sonst die verbuchten Beträge in der Gesamtrechnung fehlen.

Platzhalter-Konten

Konten, die wie ein »Ordner« (z.B. »Auto«) genutzt werden und die eigentlichen Konten beinhalten (»Kfz-Versicherung«, »Anschaffungspreis«), können als Platzhalter verwendet werden, womit sie angezeigt werden, aber in die keine Umsätze gebucht werden können. Dazu bearbeitet man das ausgewählte Konto und markiert es als »Platzhalter«.

Saldenabfrage

Mayir Aras

Beispiel einer mehrteiligen Buchung

Mit der Saldenabfrage (Aktionen -> Online Aktionen -> Saldenabfrage) lässt sich überprüfen, ob der Kontostand von GnuCash mit dem realen Kontostand übereinstimmt. Wenn alles stimmt, bestätigt man dies mit dem grünen Häkchen. Im entsprechenden Konto wird das n zu einem j.

Stimmt der Saldostand nicht überein, existieren Fehlbeträge, die recherchiert werden müssen (vielleicht hilft ein erneutes Abfragen der Kontoumsätze mit einem früheren Datum, weil ein Betrag nicht verbucht wurde oder der Betrag ist im Konto »Ausgleichskonto«).

Mehrteilige Buchungen

Ebenfalls sind mehrteilige Buchungen möglich. Beispiel: Für einen Einkauf mit Giro-Karte wird ein einziger Betrag (46 €) für eine Hose (35 €) und ein Kopfkissen (11 €) abgebucht. Der Betrag für die Hose und für das Kopfkissen lassen sich den zugehörigen Konten »Kleidung« und »Haushaltswaren« zuordnen, indem man eine mehrteilige Buchung über das Menü Aktionen -> Mehrteilige Buchung durchführt. Die Überschrift der Spalte »Einnahmen« ändert sich dann zu »Gesamteinnahmen« und »Ausgaben« zu »Gesamtausgaben«. Beim Klick in die Spalte »Gesamtausgaben« ändert sich der Spaltenkopf zu »Abhebung«. Der Betrag von 35 € erscheint dann bei »Abhebung«, eine Zeile darunter bei Einzahlung und noch mal eine Zeile darunter wieder bei Abhebung. Neben »Einzahlung«, also in die Spalte »Abhebung«, trägt man den Preis von 11 € für das Kopfkissen ein und bestätigt mit der Enter-Taste. Der Betrag steht anschließend in der Spalte »Einzahlung«, während sich darüber der Betrag automatisch um die Differenz von 11 € verkleinert hat. Beide Beträge können nun den entsprechenden Konten zugewiesen werden. Hat die Buchung mehr als zwei Teilbuchungen, so müssen die Beträge erst entsprechenden Konten zugewiesen werden, bevor die dritte, vierte, ... Buchung durchgeführt wird.