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Di, 24. Juni 2014, 15:00

E-Mails filtern mit KMail

Fast alle E-Mail-Programme bieten einen Filtermechanismus an. In diesem Artikel wird die Anwendung des Filtermechanismus von KMail erläutert.

Fast alle E-Mail-Programme, auch die Web-basierten, bieten einen Filtermechanismus an. Damit lassen sich abhängig von Absender und Inhalt automatisch vordefinierte Aktionen für E-Mails durchführen. Aus der Praxis am bekanntesten dürfte das Filtern von Spam sein, bei dem E-Mails bewertet werden und abhängig davon, ob sie als Spam klassifiziert sind, in den Spam-Ordner oder in den Posteingang gelegt oder sogar automatisch gelöscht werden.

In diesem Artikel wird konkret die Anwendung des Filtermechanismus des E-Mail-Programms KMail von KDE erläutert. Die Verwendung der Filter wird im Folgenden an verschiedenen Beispielen gezeigt. Die E-Mails werden beim Empfang oder erst nach dem Lesen entsprechend Absender und Stichworten in Ordner sortiert. Es wird auf die Filterung von Spam eingegangen und gezeigt, wie E-Mails automatisch verändert werden können. Die meisten der Filter lassen sich auch bei anderen E-Mail-Programmen wie Thunderbird und bei Web-Mail-Clients anwenden. Die Beispiele sollen auch Anregungen zur Verwaltung der E-Mails geben.

Hinweis: In den Beispielen sind ausschließlich fiktive E-Mail-Adressen angegeben; diese müssen für den Einsatz auf den jeweiligen Fall angepasst werden.

Allgemeines

KMail lässt sich einfach über den Paketmanager installieren, es ist Teil von Kontact, der PIM-Suite von KDE. Beim ersten Aufruf von KMail wird ein Wizard ausgeführt, der durch die Einrichtung eines E-Mail-Kontos führt. Hierauf wird in diesem Artikel nicht weiter eingegangen.

Die Filter werden in KMail im Menü Einstellungen über den Menüpunkt Filter einrichten... bearbeitet.

Filterregeln

Dr. Diether Knof

Filterregeln

Das Fenster Filterregeln enthält auf der linken Seite eine Liste der eingerichteten Filter sowie Schaltflächen zur Steuerung der Reihenfolge der Filter, zum Hinzufügen, Kopieren, Löschen und Umbenennen einzelner Filter.

Die Filter werden für alle eingehenden E-Mails von oben nach unten geprüft. Greift ein Filter, werden die definierten Filteraktionen durchgeführt und normalerweise die Filterung für diese E-Mail beendet.

Auf der rechten Seite des Fensters kann der in der Liste gewählte Filter verändert werden. Im Reiter Allgemein ist der eigentliche Filter definiert, dieser besteht immer aus den folgenden zwei Bereichen:

  1. Anhand der Filterkriterien (rechter oberer Block im Fenster) wird entschieden, ob der Filter greifen soll oder nicht. Die Filterkriterien verändern die E-Mail nicht.
  2. Greift der Filter, werden die Filteraktionen (rechter unterer Block im Fenster) durchgeführt. Hierbei kann auch die E-Mail verändert werden, darauf wird später eingegangen.

Die Hilfe zu den Filtern (über die Schaltfläche Hilfe erreichbar) enthält eine kurze Erläuterung zu den jeweiligen möglichen Einträgen, wobei (zumindest in der verwendeten Version 4.11.5) die Bezeichnungen in der Hilfe nicht genau mit denen des Programms übereinstimmen.

Im Reiter Erweitert wird definiert, unter welchen Bedingungen ein Filter überhaupt geprüft wird. In den Beispielen wird auf die Filterung aller eingehenden E-Mails und auf die manuelle Filterung eingegangen.

In KMail lassen sich weiterhin die Filtervorgänge protokollieren (Menü Extras -> Filterprotokoll anzeigen...). Damit lässt sich prüfen, welcher der eingerichteten Filter greift und welche Aktionen durchgeführt werden.

Verschieben in einen Ordner

Filter lassen sich gut verwenden, um E-Mails automatisch in unterschiedliche Ordner abzulegen. Damit lassen sich eingehende E-Mails gleich sortieren (dieses Beispiel) und auch das Archivieren abhängig vom Empfänger/Inhalt wird einfach (siehe Beispiel »freiesMagazin«).

Filter »Unwetterwarnung«

Dr. Diether Knof

Filter »Unwetterwarnung«

Der erste Anwendungsfall ist das automatische Verschieben von eingehenden E-Mails eines bestimmten Absenders, in diesem Fall von unwetter@fiktivemail.de, in einen separaten Ordner »Unwetterwarnung«.

Zuerst wird der Unterordner »Arbeit« unter dem Posteingang angelegt: In der Ordnerübersicht von KMail ein Rechtsklick mit der Maus auf den Ordner »Posteingang«, im Kontextmenü Ordner hinzufügen... auswählen und als Name »Unwetterwarnung« angeben. Ein Ordner lässt sich auch hinzufügen, wenn das Fenster »Filterregeln« geöffnet ist.

Um den Filter anzulegen ist es am einfachsten, per Rechtsklick auf eine entsprechende E-Mail in der Nachrichtenliste von KMail das Kontextmenü aufzurufen und dort im Untermenü Filter anlegen... den Punkt Nach Absender filtern... auswählen. Es wird automatisch ein Filter angelegt, in diesem Fall mit Namen <From>:unwetter@fiktivemail.de. Der Name lässt sich über die Schaltfläche Umbenennen in »Unwetterwarnung« ändern.

Das Filterkriterium »Von enthält unwetter@fiktivemail.de« ist bereits das Gewünschte: es wird nach dem Absender gefiltert. Bei den Filteraktionen ist In Ordner verschieben vorausgewählt. Mit einem Linksklick auf das Ordnersymbol rechts neben dem Feld Ordner auswählen wird die Ordnerliste angezeigt. Hier ist dann der Ordner »Unwetterwarnung« auszuwählen. Auch an dieser Stelle kann der Zielordner noch erstellt werden.

Der Filter wird für alle eingehenden E-Mails automatisch angewendet – dies ist die Voreinstellung für neue Filter (im Reiter Erweitert). Wenn also der Absender unwetter@fiktivemail.de enthält, wird die E-Mail statt im Posteingang im Ordner »Unwetterwarnung« abgelegt.

Kommentare (Insgesamt: 19 || Alle anzeigen || Kommentieren )
Re[4]: Filter-Migration (mosu, Do, 26. Juni 2014)
Re[3]: Filter-Migration (Berniyh, Mi, 25. Juni 2014)
Re[2]: Filter-Migration (mosu, Mi, 25. Juni 2014)
Re[2]: IMAP-Ordner werden behäbig synchronisiert (Milebrega, Mi, 25. Juni 2014)
Re: Filter-Migration (tomkater68, Mi, 25. Juni 2014)
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