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Thema: Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren

18 Kommentar(e) || Alle anzeigen ||  RSS || Kommentieren
Kommentare von Lesern spiegeln nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wider.
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Von Peter123 am Do, 20. Juli 2017 um 16:05 #

Vielleicht ist das Projekt paperless interessant? https://github.com/danielquinn/paperless

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    Von A-Tag am Do, 20. Juli 2017 um 16:16 #
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    Von chris1284 am Fr, 21. Juli 2017 um 17:07 #

    Sehe ich das richtig das paperless die Dokumente verschlüsselt in der Datenbank ablegt oder doch nur die Indexdaten so das die unveränderten Scans erhalten bleiben.

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    Von chris1284 am Fr, 21. Juli 2017 um 17:07 #

    Sehe ich das richtig das paperless die Dokumente verschlüsselt in der Datenbank ablegt oder doch nur die Indexdaten so das die unveränderten Scans erhalten bleiben.

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      Von RalphRalph am Fr, 21. Juli 2017 um 18:15 #

      Paperless habe ich mir auch nur relativ kurz angesehen und ausprobiert. Aber soweit ich das sehen konnte, werden alle Dokumente verschlüsselt abgelegt. Es gibt allerdings eine Export-Funktion, bei der alle Dokumente exportiert werden können. Dies kann auch automatisch erfolgen und die Dokumente können nach einem Crash auch wieder importiert werden.

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Von BLA am Do, 20. Juli 2017 um 16:40 #

Oder wenn nur Lokal ausreicht Paperwork

https://github.com/openpaperwork/paperwork

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Von Heinrich am Do, 20. Juli 2017 um 22:38 #

Das ist wirklich mal ein super Artikel! Danach habe ich schon lange gesucht. PDF/A habe ich im Zusammenhang mit „revisionssicheren“ Dokumenten nicht gehört, wohl aber TIFF, bzw. das „vertiffen“ von Dokumenten. Ist das nicht der Standard?

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    Von Joerg_H am Fr, 21. Juli 2017 um 09:59 #

    Revisionssicher bist Du mit diesem System nicht.

    Revisionssicherheit bedarf u.a. "Schutz vor Veränderung und Verfälschung", und um das zu erreichen, brauchst Du zusätzliche Mittel wie z.B. das Signieren der PDF-Dokumente.

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Von Mirodin am Fr, 21. Juli 2017 um 10:49 #

Endlich mal ein Artikel, der sich mit der konkreten (Open-Source) Umsetzung des Themas befasst und nicht nur aus, "kauf Abby Fine Reader" besteht.

Mein Setup ist ähnlich dem hier vorgestellten:
* Ich nutze schon seit längerem gscan2pdf in Verbindung mit Tesseract für das Scannen meiner Dokumente. Allerdings bezweifle ich, dass sie PDF/A sind ;)
* Der Dokumente Ordner wird mittels Syncthing auf mehrere Geräte gespiegelt (Send-Only auf dem Desktop Rechner)
* Gesucht wird mittels Recoll und Tagspaces (ich habe alle Dokumente in einem Ordner nach Jahren und vergebe Tags z.B. Bank, Krankenkasse, efc.)
* Tägliches Backup des Desktop mittels Borgbackup

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    Von RalphRalph am Fr, 21. Juli 2017 um 11:56 #

    Dann sind unsere Setups wirklich sehr ähnlich. Der zweite Teil des Artikels ist gerade in Arbeit. Syncthing zum Spiegeln der Dokumente und Zerotier, um mehrere Standorte miteinander zu verbinden.
    Tagspaces sieht sehr interessant aus. Das werde ich mir auf jeden Fall auch noch ansehen. Wobei das Vorgehen, die Tags über den Filename zu vergeben, eventuell etwas problematisch sein könnte. Aber mal sehen :)

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      Von chris1284 am Fr, 21. Juli 2017 um 12:04 #

      Schön wäre eine Lösung die den Zugriff auf die indizierten PDFs per Web (recoll per web quasi) ermöglicht.
      Ich fände es gut eine lösung zu haben die ohne Clientsoftware läuft.

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      Von Mirodin am Sa, 22. Juli 2017 um 14:53 #

      Zerotier kannte ich noch gar nicht, bei mir (Kabel D) reicht das globale Discovery in Verbindung mit Syncthings IPV6 Unterstützung, um die Datein auch aus meinem Netzwerk nach draußen zu synchronisieren.

      Bei den Dateinamen war ich zu Beginn auch skeptisch, aber ich habe festgestellt, dass ich die Files eh "nie mehr" umbenenne und Syncthing auch die Umbenennungen erkennt und effizient spiegelt - Bonuspunkt: Ich kann auch auf jedem anderen Gerät ohne Tagspaces nach Tags suchen.

      Ich bin schon sehr gespannt auf die Fortsetzung :)

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Von Mirodin am Fr, 21. Juli 2017 um 10:50 #

Endlich mal ein Artikel, der sich mit der konkreten (Open-Source) Umsetzung des Themas befasst und nicht nur aus, "kauf Abby Fine Reader" besteht.

Mein Setup ist ähnlich dem hier vorgestellten:
* Ich nutze schon seit längerem gscan2pdf in Verbindung mit Tesseract für das Scannen meiner Dokumente. Allerdings bezweifle ich, dass sie PDF/A sind ;)
* Der Dokumente Ordner wird mittels Syncthing auf mehrere Geräte gespiegelt (Send-Only auf dem Desktop Rechner)
* Gesucht wird mittels Recoll und Tagspaces (ich habe alle Dokumente in einem Ordner nach Jahren und vergebe Tags z.B. Bank, Krankenkasse, efc.)
* Tägliches Backup des Desktop mittels Borgbackup

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Von howe am Fr, 21. Juli 2017 um 15:52 #

Danke für diesen Artikel! Ich beschäftige mich mit der Archivierung meiner Dokument auch bereits seit einigen Jahren und bin nach einigen toolgestützen Lösungen letztendlich bei einem Workflow angekommen, der dem im Artikel beschriebenen sehr ähnlich ist.

Mit tesseract bin ich jedoch nicht wirklich warm geworden, da die Erkennungsleistung trotz hochauflösenden PDFs nicht meinen Ansprüchen genügt. Hier ist komischerweise Adobe's Acrobat präziser. Die Automatisierungskette ich daher an dieser Stelle unterbrochen, für mich reicht es aber.

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Von jstaerk am Fr, 21. Juli 2017 um 17:25 #

Danke für die Empfehlung des Aktenvernichters auf Seite 1 aber der war wohl nicht für Rechnungen gemeint, die noch keine sechs Jahre alt sind? Vor dem "ersetzenden Scannen", also dem Vernichten der Papierbelege wäre es eine Überlegung wert eine entsprechende Verfahrensdokumentation gemäß https://www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung anzulegen um beispielsweise sicher zu stellen, dass beschriebene Rückseiten gescannt sind, dass alles korrekt und vollständig gescannt ist und dass das erste Backup durchlief bevor das Papieroriginal vernichtet wurde.

Wenn Ihr die Rechnungen selber schreibt oder welche per Email akzeptiert: leider müssen die laut GoBD wohl revisionssicher archiviert werden und eine vollständige Verfahrensdokumentation muss her :-/. Kurzfassung: https://www.youtube.com/watch?v=XmZaEDIogxo

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    Von RalphRalph am Fr, 21. Juli 2017 um 18:12 #

    Deshalb der Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das im Artikel beschriebene Vorgehen ist eher für Privatpersonen gedacht - bei Unternehmen muss hier natürlich noch mehr aufgepasst werden. Nach meinem Kenntnissstand dürfte es im privaten Umfeld nur eine Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen geben. Ob ich die 4 Jahre alte Rechnung für meinen Staubsauger noch aufhebe, der nach 2 Jahren aus der Gewährleistung ist ... eher nicht.

    Beim Backup stimme ich dir natürlich absolut zu - erst wenn dieses sichergestellt ist (und zwar bombensicher), sollte man die Originale vernichten. Das Thema Backup wird im dritten Teil des Artikels noch etwas näher beleuchtet.

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