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Thema: Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren

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Von jstaerk am Fr, 21. Juli 2017 um 17:25 #

Danke für die Empfehlung des Aktenvernichters auf Seite 1 aber der war wohl nicht für Rechnungen gemeint, die noch keine sechs Jahre alt sind? Vor dem "ersetzenden Scannen", also dem Vernichten der Papierbelege wäre es eine Überlegung wert eine entsprechende Verfahrensdokumentation gemäß https://www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung anzulegen um beispielsweise sicher zu stellen, dass beschriebene Rückseiten gescannt sind, dass alles korrekt und vollständig gescannt ist und dass das erste Backup durchlief bevor das Papieroriginal vernichtet wurde.

Wenn Ihr die Rechnungen selber schreibt oder welche per Email akzeptiert: leider müssen die laut GoBD wohl revisionssicher archiviert werden und eine vollständige Verfahrensdokumentation muss her :-/. Kurzfassung: https://www.youtube.com/watch?v=XmZaEDIogxo

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    Von RalphRalph am Fr, 21. Juli 2017 um 18:12 #

    Deshalb der Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das im Artikel beschriebene Vorgehen ist eher für Privatpersonen gedacht - bei Unternehmen muss hier natürlich noch mehr aufgepasst werden. Nach meinem Kenntnissstand dürfte es im privaten Umfeld nur eine Aufbewahrungspflicht für Handwerkerrechnungen geben. Ob ich die 4 Jahre alte Rechnung für meinen Staubsauger noch aufhebe, der nach 2 Jahren aus der Gewährleistung ist ... eher nicht.

    Beim Backup stimme ich dir natürlich absolut zu - erst wenn dieses sichergestellt ist (und zwar bombensicher), sollte man die Originale vernichten. Das Thema Backup wird im dritten Teil des Artikels noch etwas näher beleuchtet.

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