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Mi, 30. April 2003, 00:00

Warum man keine Microsoft Office-Software verwenden sollte

Dieses kurze Essay erklärt, weshalb Sie keine proprietären Dateiformate, wie z.B. Microsoft Word, Excel oder PowerPoint, verwenden sollten, um Ihre Arbeit an Dritte weiter zu geben.

Im Arbeitsprozess

Falls Sie in einer verteilten Arbeitsgruppe arbeiten und auf die Mithilfe, Korrekturen und Zuarbeit von anderen angewiesen sind, müssen Sie sich zuerst auf ein allgemein gültiges Datenaustauschformat verständigen, damit jedes Mitglied der Arbeitsgruppe Änderungen und Ergänzungen am gemeinschaftlichem Dokument machen kann. Jeder Mitarbeiter muss die Software besitzen, die das gewählte Format bearbeiten kann.

Wenn zum Beispiel alle Mitarbeiter Microsoft Word verwenden müssen, werden Zwänge und eventuell Abhängigkeiten zu Microsoft Windows auferlegt, die oftmals in anderen Betrieben nicht gewünscht sind oder gar eine Nötigung darstellen können.

Es stellt eine klare Nötigung oder Erpressung dar, wenn ein Computernutzer oder Betrieb gezwungen wird, unter Umständen beim Wettbewerber im Markt ein Produkt, wie z.B. Microsoft Windows (98, ME, 2000, XP) und ein Office-Produkt zu erwerben.

Oder möchten Sie Ihrem Wettbewerber Geld in den Rachen werfen?

Dokument-Verteilung

Das Distribuieren eines Dokumentes ist eine andere Seite derselben Sache. Zumeist kann man beim Verteilen eines Dokumentes nicht davon ausgehen, dass alle möglichen Empfänger eines Dokumentes dieselbe Software zum Lesen und Verwerten ihr Eigen nennen. Sollte dies wider Erwarten doch der Fall sein, dann ist auf Grund von Versionsdifferenzen der Software das übermittelte Dokument unter Umständen nicht lesbar. Gerade Microsoft ist bekannt dafür, eine Vielzahl von Änderungen des MS-Word-Dateiformates in den vergangenen Versionen so gestaltet zu haben, dass selbst Word-Versionen die eigenen Formate nicht mehr lesen konnten. Dies nötigte meist den Anwender zu einem teuren Update.

Praktisch heißt dies, Sie nötigen den Empfänger Ihres Dokuments, entweder Microsoft Word und das dazugehörige Betriebssystem zu kaufen oder kriminell zu kopieren, um in der Lage zu sein, Ihr Dokument zu lesen.

Glücklicherweise existieren freie und offene Dateiformate, die diese Implikationen nicht in sich tragen.

Hier ein paar Beispiele:

  • HTML, vom W3C-Konsortium standardisiertes Format (http://www.w3c.org/)
  • ASCII, reiner Text
  • XML, vom W3C-Konsortium standardisiertes Format (http://www.w3c.org/)
  • OpenOffice, ein XML-Format
  • PDF, von Adobe geschaffenes offenes Format zum Read-Only-Transfer von Druckwerken

Vertrauenswürdigkeit

Aktuell bearbeitete MS-Word-Dokumente enthalten mehr als die sichtbaren Informationen, d.h. mehr als nur Text, Formatierungen, Bilder, Zahlen oder Formeln und Berechnungen. Es sind zudem noch Änderungen, Streichungen, gelöschte Objekte oder gar ganze Speicherabzüge von schnellgespeicherten Objekten vorhanden.

Es ist sicherlich nicht in Ihrem Interesse, dass Sie Daten und Dokumentpassagen, die Sie absichtlich vor einem Versenden eines MS-Office-Dokumentes gelöscht hatten, beim Empfänger wieder finden sollen. Es könnten ja interne Margen-/Profitberechnungen, Ihre Preisfindungen oder innerbetriebliche Informationen enthalten sein, vermeintlich gelöscht. Doch da wiegen Sie sich in falscher Sicherheit. Ist Ihnen schon aufgefallen, dass Word-Dokumente niemals "kleiner" werden?

Damit meine ich den Speicherplatz, den ein Word-Dokument auf der Festplatte verwendet. Nein?

Aber bitte achten Sie doch mal darauf. Der Effekt ist erstaunlich! Die Erklärung ist überraschend: In Word werden Textpassagen, Blöcke, Tabellen, die Sie löschen, nicht wirklich gelöscht. Diese Objekte werden nur als "nicht anzuzeigen" markiert und verbleiben für eine mögliche "Entlöschung" durch "Revision" oder "Undo" im Dokument.

Es ist mit Aufwand verbunden, dieses nicht dokumentierte Verhalten von Word zu umgehen und solche Passagen abschließend und endgültig zu entfernen. Prominentes Beispiel hierzu:

Das Ingenieurbüro, welches die Aufgabe hatte, die Machbarkeit einer Transrapid-Strecke in Nordrhein-Westfalen zu begutachten, bediente sich der im Internet veröffentlichten Studie aus Bayern als Vorlage für das Gutachten. Dort wurde dieselbe Studie ausgearbeitet. Der Vorgang ist einem Journalisten aufgefallen, der das originale Word-Dokument der nordrhein-westfälischen Studie aus dem Internet erhielt und die "Textrevision" aufrief. Alle geänderten und gelöschten Passagen kamen wieder zum Vorschein - mit großem Schaden für die Verfasser.

Zudem können sich Makroprogramme auf der Seite des Zielrechners auch negativ auswirken.

Daher sollte man tunlichst von der Veröffentlichung von Word-Dokumenten Abstand nehmen, sei es noch so bequem. Verwenden Sie vielmehr: PDF, ASCII, HTML, XML oder OpenOffice XML.

Dokument-Archive

Das Archivieren von Dokumenten ist ein anderes Problem. Nehmen wir einmal an, Sie haben Ihre in Word verfassten Dokumente von Jahr zu Jahr archiviert. Nach ca. 5 Jahren müssen Sie ein altes Dokument erneut anfassen und bearbeiten oder drucken. Dafür gibt es verschiedene Lösungen:

Sie verwenden immer noch dasselbe Textprogramm "Word" in derselben Version. Dann haben Sie kein Problem.

Ein Problem mit Word in sich entsteht, sobald Sie die Versions-Upgrades von Microsoft mitmachen. Es kann Ihnen passieren, dass Ihr aktuelles Word die Daten älterer Versionen nicht mehr liest. Dies ist heute für die Word-Formate vor Word 95/Office 95 der Fall. Selbst von Microsoft ist hierzu keine eindeutige Aussage zu erhalten.

Nebenbei bemerkt: Wenn Sie die Update-Angebote von Microsoft verwendet haben, ist das Verwenden der Altversionen illegal - Sie werden zum kriminellen Raubkopierer, wenn Sie die alten Versionen nach dem Update noch nutzen.

Hätten Sie im Gegensatz zu diesem Problemkomplex Ihr Archiv in einem der offenen Formate gepflegt, dann hätten Sie kein Problem mehr damit.

Sicherheit

Das Verwenden von proprietärer Software birgt Sicherheitsrisiken. Neben den bisher angesprochenen Problemen der Wiederherstellbarkeit von vermeintlich gelöschen Informationen existieren weitere Risikofaktoren.

Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokumente können Makrosequenzen, Programme in der eigenen Programmiersprache für Word oder Excel geschriebene Anwendungen, enthalten, die unmittelbar beim Öffnen eines Dokuments ausgeführt werden. Zwar kann ein Anwender das Ausführen solcher Makros verbieten, doch das geht erst, nachdem das Dokument geöffnet wurde. Dann ist es zu spät, das Öffnungsmakro von der Ausführung abzuhalten.

Dies Verhalten war die Ursache einer der größten Computerviren-Epidemie vor ca. 2 Jahren. Sicher erinnern Sie sich an die Namen Code Red, Loveletter und Nimda.

Dieses Verhalten ist zudem die Ursache, weshalb viele Anwender keine E-Mails mit »Microsoft«-Anhängen mehr öffnen und diese sofort durch Löschung entsorgen.

Auch ein Virenscanner schützt nicht unbedingt vor diesem Verhalten, zumal die Pflege und Wartung eines Virenscansystems auf einem PC in die Hände eines erfahrenen Administrators gehört. Desweiteren können Virenscanner-Updates nur gegen bekannte Viren schützen, ein neuer Makrovirus oder ein garstiger Gruß eines Konkurrenten - zugestellt über einen anonymen Webmailer - kann verheerende Auswirkungen haben.

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