Wenn man alleine arbeitet geht das ja noch. Aber wenn man zu mehreren arbeitet und sich tausende Dateien in laufe der Zeit ansammeln und Leute Dateien/Informationen wiederfinden sollen, die sie noch nicht mal selber abgelegt haben, sondern ihr Vorgänger, der vielleicht garnicht mehr erreichbar ist, weil betrieblich ausgeschieden... Da fängt der Spaß erst richtig an!
Also Ich suche z.B. ein Protokoll, zu einem Projet das sich mal mit Kaffee-Maschinen beschäftigt hat, an dem Mitarbeiter Mayer beteiligt war. Dieser war für die Firma im Sommer 2005 tätig.
Wo könnte das abgelegt sein? Unter "Protokolle", "Mayer", "2005", "Beschaffung" oder "Kaffee-Maschinen"? Große Preisfrage! Nach einer halben Woche haben wir es gefunden unter /Mitarbeiter/Abteilung-II/Uschi_Krause/ weil Frau Krause nämlich seine damalige Sekretären war.
Weil es da nicht hingehört, verschieben wir das Dokument zu /Abteilung-II/Projekte/325/Protokolle/
Ein halbes Jahr später währe fast der Azubi gefeuert worden, weil ihm unterstellt wurde, er hätte das Protokoll gelöscht. Es stellte sich nämlich herraus, das dass Dokument ein gutes dutzende mal verlinkt war, und der Link jetzt ins Nirvana zeigte.
Um den ganzen Ärger nicht mehr zu haben, benutzen wir jetzt eine Datenbank, in der wir die Dateien (und ihre Versionen) speichern. Die bekommen Kategorien zugeordnet und bekommen Beschreibungen. So das das selbe Dokument unter "Protokolle", "Mayer", "2005", "Beschaffung" und "Kaffee-Maschinen" zu finden ist. Wird eine (oder mehreren) Kategorie verändert, zeigen die anderen trotzdem nicht ins nichts.
Warum nicht einfach die Dokumente indixieren, dann spart man sich den Praktikanten der jahrelange Dokumente in Kategorien einsortieren darf und hat dann auch nicht das Problem, daß der Praktikan womöglich das betreffende Dokument der Kategorie "Uschi Krause" zugeordnet hat, weil das ja die Sekretärin ist. Zudem ist man nicht auf die Kategorien beschränkt, sondern könnte zB direkt nach dem Kennzeichnung des Geschäftvorfalles suchen ohne sich die Querverbindung Bearbeier+Produkt+Bearbeitungszeitraum raussuchen und finden zu müßen.
Und wie erzeugt man die zu suchende Dokunummer aus einer Anfrage? Das Modell Deines Vorredners sagt doch gar nichts über die systeminterne Ablage, sondern über den Zugriff auf die Dokumente - das muss ja nicht das gleiche sein, auch wenn uns jahrzehntelange Erfahrungen mit Verzeichnisstrukturen dies glauben machen wollen.
Man muss keine Querverbindungen raussuchen, bei der Datenbanklösung. Die Kategorien sind Teilmengen. Um so mehr Teilmengen bei der Suche verwendet werden, um so geringer ist die Schnittmenge - sprich - das Suchergebnis.
Lass dir mal eine Seite von http://babelfish.altavista.com/ übersetzen, dann siehst du welche Qualität eine automatisches indixieren von Dateien hat/hätte. Oft bekommt man nur amüsant Dada-Gedichte. Wenn du dann an Hand dieser Indexe Dokumente Dateien sucht, bekommst du ein Haufen Zeug, was nicht im geringsten damit zu tun hat, was du sucht. Das nächste Problem sind Media-Formate die nichts haben, was automatisch (sinnvoll) indexierbar währe. Das Problem der Versionierung wurde im obigen Artikel nicht berührt, wirft aber wieder ganz neue Probleme beim Suchen auf. Will ich ältere Versionen in die suche einbeziehen. Will ich nach bestimmten Editoren suchen? Was, wenn ich z.B. SVN benutze, will ich zum suchen verwenden?
> Um so mehr Teilmengen bei der Suche verwendet werden, um so geringer ist die Schnittmenge - sprich - das Suchergebnis.
In der Praxis jedoch wenig tauglich da dies zwei Grundvoraussetzungen voraussetzt. Zum einem, daß die Kategorien stets richtig gewählt wurden und die Zuordnung eine gleichbleibende Qualität hat. Zum anderem, daß die Zuordnung zu Kategorien ausreichendes Kriterium ist um eine geringe "Schnittmenge" zu erhalten. Dies wirft zahlreiche Probleme auf. So ist es nicht möglich im nachhinein neue Kategorien anzulegen wenn man nicht bereit ist alle bis dato angesammelten Dokumente erneut durchzugehen und ggf. der neuen Kategorie zuzuordnen (gleichbleibende Qualität). Dann hätten wir da das Problem der Größe der "Schnittmenge". Das Verfahren dürfte recht schlecht skalieren. Das bedeutet, um so mehr Dokumente ich habe, um so mehr Kategorien bräuchte ich. Da dieses jedoch per Definition bereits mit dem ersten Dokument feststehen müßen - es sei denn ich beschäftige einen Praktikanten der noch mal alle Dokumente öffnet, untersucht und ggf. der neuen Kategorie zuordnet - müßte ich bereits Wissen wieviele Dokumente den zusammenkommen könnten. Ein ganz anderes Problem: die Software braucht mono und ist somit schon mal prinzipiel overdesigned.
Das Problem der Ablage ist wirklich ein großes Problem. Ich würde ebenfalls eine Kategoriebildung ("Tagging", z.B. "Protokoll","Projekt Kaffee-Maschinen","MA Mayer") als manuelles System zuzüglich einer automatischen Inhaltsanalyse ala Indexing gut finden. ABER: die heutigen Filedialoge unterstützten dies nicht. M.E. wird auf dieser Ebene eine vollständige Dateiverwaltung gebraucht, z.B ein Versionskontrollsystem/automatische Versionierung, das finden doppelter Dateien, Tagging oder die Anzeige von Unterschieden. Nichts ist schlimmer, als einen Ordner zu sehen, wo mehrfach die gleiche Datei auftaucht, aber mit unterschiedlichen Datumszusätzen im Titel (wie es oft bei Word- und Excel-Dateien gemacht wird). Was sind die Änderungen? Wer hat diese durchgeführt? Warum wurden diese durchgeführt? Vielleicht sollte ein neuer Filedialog mit Plugins aufgebaut werden.
Das ist sicher eine schlaue und langfristig nutzbare Lösung. Mit einer Desktopsuche kann ich das aber auch, oder? Man muss dann die Datenbank nicht selbst anlegen.
...Nö. Der Desktop deines Ex-Kollegen exsistiert nicht mehr. Der von deiner Kollegin ist lesegeschützt. Und im SVN kannst du nicht suchen. Bei Flash, jpg, mpg3, ogg, mpeg, gif, source-code, exe, bin, lib, dll, dia, usw... wie willst du da was finden????
In Grunde sollten die Daten Zentral abgelegt und von dort auch regelmäßig gesichert werden. Allgemein wichtige Unterlagen haben nichts auf einem Einzelplatzrechner zu suchen. Was ist wenn du morgen nicht wieder kommst?
Durch eine durchdachte Struktur sollten die Unterlagen auch schnell wiedergefunden werden. Hierbei hilft das Script warscheinlich weiter ersetzt aber nicht die Einhaltung der geplanten Struktur.
Das ablegen in einer Datenbank ist bestimmt nicht schlecht aber meines erachtens nicht unbedingt die einfachste Lösung.
Von nicht wichtig aber ... am Do, 12. Juli 2007 um 13:54 #
>[...] Ein halbes Jahr später währe fast der Azubi gefeuert worden,[...]
Weil ich das hier immer öfter lese: *WÄRE* wird ohne *H* geschrieben, da es sich von der Vergangenheitsform von *ist* also *war* ableitet -> Konjunktiv. Nur eine kleine Randbemerkung - nicht böse sein!
Von Mathias Weidner am Do, 12. Juli 2007 um 20:41 #
> Wenn man alleine arbeitet geht das ja noch. ...
Genau dafür ist es. Ich verwende das Script um mich zwischen meinen persönlichen Arbeitsverzeichnissen hin und herzubewegen. Archivierung ist dabei nicht das Ziel.
danke, und genau dafür finde ich es auch sympathisch. Ich installiere gerade meinen Server neu und protokolliere ab jetzt für jeden XEN Host meine Arbeit darin.
stecke auch sehr häufig in der gleichen Klemme. Ob das so ideal gelöst ist, sei mal dahin gestellt, hauptsache aber das Problem ist erkannt. Danke für den Denkanstoß
Also Ich suche z.B. ein Protokoll, zu einem Projet das sich mal mit Kaffee-Maschinen beschäftigt hat, an dem Mitarbeiter Mayer beteiligt war. Dieser war für die Firma im Sommer 2005 tätig.
Wo könnte das abgelegt sein? Unter "Protokolle", "Mayer", "2005", "Beschaffung" oder "Kaffee-Maschinen"? Große Preisfrage! Nach einer halben Woche haben wir es gefunden unter /Mitarbeiter/Abteilung-II/Uschi_Krause/ weil Frau Krause nämlich seine damalige Sekretären war.
Weil es da nicht hingehört, verschieben wir das Dokument zu /Abteilung-II/Projekte/325/Protokolle/
Ein halbes Jahr später währe fast der Azubi gefeuert worden, weil ihm unterstellt wurde, er hätte das Protokoll gelöscht. Es stellte sich nämlich herraus, das dass Dokument ein gutes dutzende mal verlinkt war, und der Link jetzt ins Nirvana zeigte.
Um den ganzen Ärger nicht mehr zu haben, benutzen wir jetzt eine Datenbank, in der wir die Dateien (und ihre Versionen) speichern. Die bekommen Kategorien zugeordnet und bekommen Beschreibungen. So das das selbe Dokument unter "Protokolle", "Mayer", "2005", "Beschaffung" und "Kaffee-Maschinen" zu finden ist. Wird eine (oder mehreren) Kategorie verändert, zeigen die anderen trotzdem nicht ins nichts.
http://artikel23.sourceforge.net/
lg
Erik
Lass dir mal eine Seite von http://babelfish.altavista.com/ übersetzen, dann siehst du welche Qualität eine automatisches indixieren von Dateien hat/hätte. Oft bekommt man nur amüsant Dada-Gedichte. Wenn du dann an Hand dieser Indexe Dokumente Dateien sucht, bekommst du ein Haufen Zeug, was nicht im geringsten damit zu tun hat, was du sucht. Das nächste Problem sind Media-Formate die nichts haben, was automatisch (sinnvoll) indexierbar währe. Das Problem der Versionierung wurde im obigen Artikel nicht berührt, wirft aber wieder ganz neue Probleme beim Suchen auf. Will ich ältere Versionen in die suche einbeziehen. Will ich nach bestimmten Editoren suchen? Was, wenn ich z.B. SVN benutze, will ich zum suchen verwenden?
In der Praxis jedoch wenig tauglich da dies zwei Grundvoraussetzungen voraussetzt.
Zum einem, daß die Kategorien stets richtig gewählt wurden und die Zuordnung eine gleichbleibende Qualität hat. Zum anderem, daß die Zuordnung zu Kategorien ausreichendes Kriterium ist um eine geringe "Schnittmenge" zu erhalten.
Dies wirft zahlreiche Probleme auf. So ist es nicht möglich im nachhinein neue Kategorien anzulegen wenn man nicht bereit ist alle bis dato angesammelten Dokumente erneut durchzugehen und ggf. der neuen Kategorie zuzuordnen (gleichbleibende Qualität). Dann hätten wir da das Problem der Größe der "Schnittmenge". Das Verfahren dürfte recht schlecht skalieren. Das bedeutet, um so mehr Dokumente ich habe, um so mehr Kategorien bräuchte ich. Da dieses jedoch per Definition bereits mit dem ersten Dokument feststehen müßen - es sei denn ich beschäftige einen Praktikanten der noch mal alle Dokumente öffnet, untersucht und ggf. der neuen Kategorie zuordnet - müßte ich bereits Wissen wieviele Dokumente den zusammenkommen könnten. Ein ganz anderes Problem: die Software braucht mono und ist somit schon mal prinzipiel overdesigned.
...So,so. Hört hört.
Durch eine durchdachte Struktur sollten die Unterlagen auch schnell wiedergefunden werden. Hierbei hilft das Script warscheinlich weiter ersetzt aber nicht die Einhaltung der geplanten Struktur.
Das ablegen in einer Datenbank ist bestimmt nicht schlecht aber meines erachtens nicht unbedingt die einfachste Lösung.
Weil ich das hier immer öfter lese: *WÄRE* wird ohne *H* geschrieben, da es sich von der Vergangenheitsform von *ist* also *war* ableitet -> Konjunktiv.
Nur eine kleine Randbemerkung - nicht böse sein!
Genau dafür ist es.
Ich verwende das Script um mich zwischen meinen persönlichen Arbeitsverzeichnissen hin und herzubewegen.
Archivierung ist dabei nicht das Ziel.
Ich installiere gerade meinen Server neu und protokolliere ab jetzt für jeden XEN Host meine Arbeit darin.
Danke
:)
Ob das so ideal gelöst ist, sei mal dahin gestellt, hauptsache aber das Problem ist erkannt.
Danke für den Denkanstoß