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Di, 14. Oktober 2008, 20:14

Unternehmen

Collax stellt revisionssichere Emailarchivierung vor

Collax hat eine Erweiterung des Linux-Business-Servers vorgestellt, die eine revisionssichere Emailarchivierung ermöglicht.

Um den gesetzlichen Bestimmungen mit dem Umgang mit Emails gerecht zu werden, stellt Collax mit dem Modul »Email Archive« eine Verwaltung der digitalen Korrespondenz vor. Die Erweiterung legt beim Versand oder Empfang einer Email diese automatisch in einem Archiv ab. Eine elektronische Signatur für jede Nachricht gewährleistet, dass die Authentizität jederzeit nachgewiesen werden kann. Über einen Web-Zugriff erhalten ausgewählte Benutzer Zugang zum Archiv und können so auf die eigenen empfangenen und versendeten Emails zugreifen. Autorisierte Prüfer indes erhalten per Auditoren-Zugang Zugriff auf alle archivierten Emails. Darüber hinaus werden alle Emails im Archiv für die Suche per Web-Anwendung indiziert. Zu den Suchkriterien gehören kombinierbare Felder wie Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt sowie definierbare Zeiträume. Die Ergebnisse einer Suche lassen sich einzeln oder in einer Gruppe weiterleiten oder herunterladen. Die Emails und zugehörige Anhänge lassen sich auch direkt über die Web-Anwendung öffnen.

Ganz im Sinne rechtlicher Bestimmungen werden Emails durch keine dieser Aktionen verändert. Das Archiv kann in Teilen, die als Dateien im ISO-Format bereitgestellt werden, auf CDs, DVDs oder Blu-ray Discs gebrannt werden. Zudem ist es möglich, Daten, die bereits auf externe Medien geschrieben wurden, zurückzuspielen.

Der Gesetzgeber hat den Umgang mit elektronischer Korrespondenz bereits seit Januar 2002 mit der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) reglementiert und festgelegt, dass Emails zum steuerrechtlich relevanten Datengut gehören und der Papierform gleichgestellt sind. Dementsprechend unterliegen sie den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht.

Das Collax Email Archive ist für den Collax Business Server (CBS), den Collax Security Gateway (CSG) sowie den Collax Open-Xchange Server (CXS) gemäß dem Subscription-Modell für 295 Euro pro Jahr oder für 795 Euro für drei Jahre erhältlich. Das Modul ist ab sofort verfügbar.

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