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Mi, 17. Juli 2013, 17:32

Software::Büro

Neues Automatisierungsmodul für agorum core

Das Modul FileWorkflow 2.0 soll Arbeitsabläufe in der Dokumentenverwaltung agorum core vereinfachen und automatisieren.

agorum core ist eine Dokumentenverwaltung mit integriertem DMS-Laufwerk. Die Mitarbeiter sollen dadurch ihre bisherige Arbeitsweise beibehalten können. Der Hersteller verspricht dadurch eine schnelle und reibungslose Einführung der Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Die Software ist in zwei Lizenzen verfügbar, zum einen als Open Source unter der GPL und zum anderen als agorum core Pro unter einer proprietären Lizenz. Die Open-Source-Version ist ein vollwertiges Dokumentenverwaltungssystem (DMS) und unterliegt keinerlei Einschränkungen. Beide Varianten bauen auf derselben Entwicklung auf, so dass ein Wechsel auf agorum core Pro jederzeit möglich ist. Der Hersteller bietet für das Open-Source-DMS umfangreichen Support durch ein Forum und durch buchbare Supportpakete an.

Wiederkehrende, teils aufwendige Vorgänge können im Arbeitsalltag manchmal lästig sein und vor allem Zeit für andere wesentliche Aufgaben rauben. Dabei bieten viele Prozesse Potential, die Abläufe zu optimieren. Genau hierfür ist der FileWorkflow 2.0 von agorum core Pro ausgelegt. Mit FileWorkflow 2.0 können Unternehmen Dokumente unter anderem selbstgesteuert verschicken, mit Eigenschaften und Metadaten versehen oder Folgeprozesse auslösen lassen.

Zum Beispiel können bei der revisionssicheren Archivierung Rechnungsbelege einfach in das Verzeichnis Rechnungseingang geschoben werden, woraufhin automatisch ein automatischer Arbeitsablauf zur Rechnungsfreigabe, zur Dokumentation der revisionssicheren Archivierung und zur Ablage des Dokuments im passenden Archiv gestartet wird. Damit gelingt es zum Beispiel, wichtige Rechnungen schnell freizugeben, und den Mitarbeitern werden manuelle Tätigkeiten abgenommen. Ein weiteres Beispiel ist das automatische Anlegen einer neuen Adressakte für einen neuen Kunden.

Das Modul ist nach Herstellerangaben sehr flexibel konfigurierbar und verfügt über eine benutzerfreundliche Weboberfläche. Aktuell ist der FileWorkflow 2.0 nur für Kunden der pro-Version von agorum core verfügbar. Zum einen ist es als Bestandteil von agorum core Workflow erhältlich. Darin enthalten ist unter anderen der Workflow-Market mit zahlreichen Anwendungsbeispielen des FileWorkflows. Darüber hinaus ist die Funktion in das Modul agorum core DocForm zur automatischen Erfassung von Dokumenten integriert.

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