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Do, 20. November 2014, 09:31

Software::Büro

agorum core 7.5 mit sicherem Filesharing und DATEV

Das freie Dokumentenverwaltungssystem »agorum core« wurde in Version 7.5 veröffentlicht. Das System enthält jetzt neben anderen Neuerungen sicheres Filesharing sowie Anbindungen an DATEV und ZUGFeRD.

Mirko Lindner

agorum core ist eine Dokumentenverwaltung mit integriertem DMS-Laufwerk. Die Mitarbeiter sollen dadurch ihre bisherige Arbeitsweise beibehalten können. Der Hersteller verspricht dadurch eine schnelle und reibungslose Einführung der Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Die Software ist in zwei Lizenzen verfügbar, zum einen als Open Source unter der GPL und zum anderen als agorum core Pro unter einer proprietären Lizenz. Die Open-Source-Version ist ein vollwertiges Dokumentenverwaltungssystem (DMS) und unterliegt keinerlei Einschränkungen. Beide Varianten bauen auf derselben Entwicklung auf, so dass ein Wechsel auf agorum core Pro jederzeit möglich ist. Der Hersteller bietet für das Open-Source-DMS umfangreichen Support durch ein Forum und durch buchbare Supportpakete an.

Die aktuelle Version 7.5 bringt genau ein Jahr nach Version 7.3 eine Reihe von Verbesserungen und neuen Modulen. So soll das neue Zusatzmodul DataRoom die aktuell in vielen IT-Abteilungen anstehende Aufgabe lösen, einerseits den Benutzern eine sichere Filesharing-Anwendung anzubieten, aber gleichzeitig die Kontrolle darüber zu behalten, welche Daten wohin und mit wem geteilt werden. Mit DataRoom kann jeder Benutzer entsprechend seiner Rechte eigene virtuelle Räume schaffen und so Daten empfangen, weitergeben und gemeinsam nutzen. Auch in Datenräumen arbeitet man mit der gewohnten Oberfläche und dem vollen Funktionsumfang von agorum core.

Drei neue Module sorgen für die direkte Anbindung an die gängigen Buchhaltungsprogramme der DATEV. Buchhaltungsbelege werden mit den DATEV-Modulen nur noch einmal erfasst, im DMS revisionssicher archiviert und automatisch bei der DATEV verbucht. Die Module DATEV online und DATEV online Position buchen in DATEV Unternehmen Online. Rewe Pro ist die Schnittstelle zu den Rechungswesen pro- Buchhaltungsprogrammen der DATEV. Nutzer des neuen standardisierten Rechnungsformats ZUGFeRD finden in der Version 7.5 ein Modul, das eingehende ZUGFeRD-Belege ausliest und weiterverarbeitet. Ausgangsrechnungen konvertiert es automatisch in den ZUGFeRD-Standard.

Für eine optimierte Speicherverwaltung stehen ebenfalls zwei neue Module zur Verfügung. »Storage« bindet beliebige Speichermedien an das DMS an und steuert so die Auslagerung von Dokumenten auf wirtschaftlichere oder besonders schnelle Speichermedien. Eine komfortable, benutzerbezogene Speicherplatzzuteilung ermöglicht »Quota«. »Sync« wurde nach Angaben des Herstellers modernisiert und soll es noch einfacher machen, Standorte mit langsamen Internetverbindungen ans DMS anzubinden oder Cluster aufzubauen, um bei sehr vielen Benutzern die Last auf mehrere Server zu verteilen.

Ein weiteres neues Zusatzmodul ist »Audit«. Es protokolliert jedes Objekt im DMS über den gesamten Lebenszyklus und liefert so eine lückenlose Dokumentation aller objektbezogenen Benutzeraktionen und Datenbankprozesse. So kann jederzeit revisionssicher nachvollzogen werden, welche Aktionen wann und von wem durchgeführt wurden. Das Audit-Modul erlaubt außerdem eine schnelle und einfache Systemanalyse. Weitere Verbesserungen sind die Aktualisierung auf Lucene 4.8.1 für die Suche und Erweiterungen der Module Ablage- und Suchassistent, DocForm und FileWorkflow. Alle Änderungen können im Änderungsprotokoll nachgelesen werden.

Zum Herunterladen werden verschiedene Varianten angeboten: Vorhandene Systeme können mit Hilfe von Update-Programmen ohne großen Aufwand auf die neue Version aktualisiert werden. Für eine Neuinstallation stehen Installationsprogramme für Linux und Windows bereit. Zum schnellen Ausprobieren wird zusätzlich eine VMWare-Appliance zur Verfügung gestellt, die ein voll funktionsfähiges und installiertes System enthält.

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