Habe vor einiger Zeit angefangen, meinen Papierkram komplett zu digitalisieren. Nutze dafür PDF - scheint mir am unkompliziertesten und zukunftssichersten, bin aber ehrlich gesagt auch kein technischer Experte in solchen Dingen. In Papierform bewahre ich nur noch eine handvoll Dokumente auf, die zwingend im Original vorliegen müssen (alles rund um die Sozialversicherung zum Beispiel, oder wichtige Zeugnisse).
Bei Dokumenten, die nicht ausschließlich lesbar sein müssen, halte ich mich an Open-Document-Formate.
Backup findet auf externer Festplatte und zusätzlich auf eigenem Webspace statt.
Problematisch finde ich, eher als die Frage nach dem Dateiformat, die Frage nach der Verwaltung der vielen unterschiedlichen Dokumente. Bisher sortiere ich lediglich über eine Ordnerstruktur, sortiert nach dem Namen der Firma / Institution und nach Jahr und Datum des Dokuments. Aber so langsam wird das unübersichtlich. Eine einfache, intuitive Dokumentenverwaltung suche ich bislang aber noch vergebens. Die meisten Lösungen sind große, komplexe Enterprise-Lösungen, die die Verwaltung für den Privatgebrauch irgendwie noch komplizierter machen, statt einfacher.
Suche sollte mit einer halbwegs vernünftigen Suchmaschine kein Problem darstellen. Ich benutze privat wie geschäftlich Mac und habe alle Dokumente in einem einzigen Ordner. Den Rest erledigt Spotlight.
Najaaaa... ganz so einfach ist es nicht. Wenn du keine Dateinamen von 30 Zeichen Länge und mehr willst, gehört neben der vernünftigen Suchmaschine auch ein ausgereifter Metadaten-Mechanismus dazu (Stichwort: tagging). Mangels wirklich verbreiteter, einheitlicher Standards ist mir das auf Betriebssystem- / Desktop-Ebene aber noch irgendwie suspekt. Innerhalb des eingeschränkteren Radius einer plattformunabhängigen Dokumentenverwaltung wäre mir das deutlich sympathischer.
Es ist sogar sehr einfach, ich verwende es schließlich tagtäglich beruflich wie privat. Tags vergebe ich nur für häufig benutzte Dinge deren Beschreibung nicht im Dokument selbst vorkommt. Dateinamen sind genauso irrelevant, da auch Tags und Inhalte durchsucht werden. Das ist ja der Sinn des Ganzen.
Plattformunabhängig muss es auch nicht zwingend sein, dafür gibt es das so oft zitierte Ökosystem. Ich kann ohne etwas einrichten zu müssen problemlos vom Handy aus meine Dokumente auf den Rechnern, dem Backup, etc. durchsuchen, öffnen, bearbeiten. Und auch wenn das ganze in einem heterogenen Netz funktionieren soll sehe ich da kein Problem, da die Metadaten offen vorliegen.
Ja, ich benutze Scan Pro für das iPhone und lasse alles auf einem privaten iCloud Server in einem Eingangsordner sammeln. Auf dem Server ist ein Hook installiert der bei einem neuen PDF (nur solche die ein bestimmtes Namensschema erfüllen damit auch wirklich nur Scans bearbeitet werden) eine Texterkennung drüberlaufen lässt und das Ergebnis in den PDF Stichwörtern hinterlegt. Vorher wird der Text noch um einige "Müllwörter" erleichtert die die Siche stören würden (Artikel, Fürwörter, Einige Sonderzeichen, etc.). Anschließend wird das PDF in "Zu sortieren" verschoben. Alle anderen Dateien kommen direkt erstmal in "Zu sortieren". Von dort aus sortiere ich dann nur in 5 grobe Kategorien, damit ich notfalls auch so noch etwas finde.
Bisher sortiere ich lediglich über eine Ordnerstruktur, sortiert nach dem Namen der Firma / Institution und nach Jahr und Datum des Dokuments. Aber so langsam wird das unübersichtlich.
Mehrere verschachtelte Ordner sollten eigentlich in den meisten Fällen genügen. Problematisch wird es nur dann, wenn man die Daten nach mehreren Kriterien ordnen möchte, dann reicht eine verschachtelte Ordnerstruktur nicht mehr aus.
Z.B. könnte man Fotos nach dem Jahr ordnen oder aber auch nach der Art der Fotos, also z.b. Urlaub, Geburtstage, Arbeit etc.. Spätestens hier sind verschachtelte Ordnerstrukturen einfach nicht mehr optimal, ich bevorzuge sie aufgrund ihrer Einfachheit gegenüber komplexen DBMS oder speziellen Verwaltungsprogrammen dennoch.
Genau das ist das Problem. Es gibt durchaus Dokumente, die zu verschiedenen Kategorien gehören, und die ich auch je nach aktuellem Kontext, in dem ich suche, unter einem anderen Begriff suchen würde. Bei einer handvoll Dokumenten wäre das Problem noch nicht so gravierend. Übersteigt die Anzahl der Dokumente aber vierstellige Zahlen, wird es mit reinem Erinnerungsvermögen schon schwer - habe ich das damals unter "Versicherungsschriftverkehr" abgelegt, oder unter "KFZ-Dokumente", oder unter...?
Früher basierte meine Ordnerstruktur auf Kategorien; weil das wegen eben dieses Problems aber schnell unbequem wurde, habe ich es jetzt eben nach Namen des Unternehmens oder der Institution sortiert. Aber auch das stößt an Grenzen: Lief Vorgang XYZ nun über Institution A, Firma B oder C?
Ein sinnvolles Tagging wäre hier deutlich bequemer. Nur, wie gesagt, alle zufriedenstellenden Lösungen, die ich bisher gefunden habe, waren Enterprise-Lösungen.
Mit Spotlight geht das wunderbar. Linux benutze ich hauptsächlich für Projekte zum Bauen oder abgespeckt in einem Embeddedsystem, aber es gab/gibt doch mehrere Projekte die wie Spotlight eine Metasuche ermöglichen.
Zum Verwalten von Dokumenten verwende ich momentan Calibre. Ist zwar nicht ideal und garantiert nicht revisionssicher, für den privaten gebrauch reicht es mir aus.
Habe vor einiger Zeit angefangen, meinen Papierkram komplett zu digitalisieren. Nutze dafür PDF - scheint mir am unkompliziertesten und zukunftssichersten, bin aber ehrlich gesagt auch kein technischer Experte in solchen Dingen. In Papierform bewahre ich nur noch eine handvoll Dokumente auf, die zwingend im Original vorliegen müssen (alles rund um die Sozialversicherung zum Beispiel, oder wichtige Zeugnisse).
Bei Dokumenten, die nicht ausschließlich lesbar sein müssen, halte ich mich an Open-Document-Formate.
Backup findet auf externer Festplatte und zusätzlich auf eigenem Webspace statt.
Problematisch finde ich, eher als die Frage nach dem Dateiformat, die Frage nach der Verwaltung der vielen unterschiedlichen Dokumente. Bisher sortiere ich lediglich über eine Ordnerstruktur, sortiert nach dem Namen der Firma / Institution und nach Jahr und Datum des Dokuments. Aber so langsam wird das unübersichtlich. Eine einfache, intuitive Dokumentenverwaltung suche ich bislang aber noch vergebens. Die meisten Lösungen sind große, komplexe Enterprise-Lösungen, die die Verwaltung für den Privatgebrauch irgendwie noch komplizierter machen, statt einfacher.
Suche sollte mit einer halbwegs vernünftigen Suchmaschine kein Problem darstellen. Ich benutze privat wie geschäftlich Mac und habe alle Dokumente in einem einzigen Ordner. Den Rest erledigt Spotlight.
Najaaaa... ganz so einfach ist es nicht. Wenn du keine Dateinamen von 30 Zeichen Länge und mehr willst, gehört neben der vernünftigen Suchmaschine auch ein ausgereifter Metadaten-Mechanismus dazu (Stichwort: tagging). Mangels wirklich verbreiteter, einheitlicher Standards ist mir das auf Betriebssystem- / Desktop-Ebene aber noch irgendwie suspekt. Innerhalb des eingeschränkteren Radius einer plattformunabhängigen Dokumentenverwaltung wäre mir das deutlich sympathischer.
Es ist sogar sehr einfach, ich verwende es schließlich tagtäglich beruflich wie privat. Tags vergebe ich nur für häufig benutzte Dinge deren Beschreibung nicht im Dokument selbst vorkommt. Dateinamen sind genauso irrelevant, da auch Tags und Inhalte durchsucht werden. Das ist ja der Sinn des Ganzen.
Plattformunabhängig muss es auch nicht zwingend sein, dafür gibt es das so oft zitierte Ökosystem. Ich kann ohne etwas einrichten zu müssen problemlos vom Handy aus meine Dokumente auf den Rechnern, dem Backup, etc. durchsuchen, öffnen, bearbeiten. Und auch wenn das ganze in einem heterogenen Netz funktionieren soll sehe ich da kein Problem, da die Metadaten offen vorliegen.
Wie geht denn Spotlight mit PDFs um, die nur Bilder enthalten -- beispielsweise eingescanntem Briefverkehr?
Oder mit anderen Worten: wendest du auf alle Scandokumente auch OCR an?
Ja, ich benutze Scan Pro für das iPhone und lasse alles auf einem privaten iCloud Server in einem Eingangsordner sammeln. Auf dem Server ist ein Hook installiert der bei einem neuen PDF (nur solche die ein bestimmtes Namensschema erfüllen damit auch wirklich nur Scans bearbeitet werden) eine Texterkennung drüberlaufen lässt und das Ergebnis in den PDF Stichwörtern hinterlegt. Vorher wird der Text noch um einige "Müllwörter" erleichtert die die Siche stören würden (Artikel, Fürwörter, Einige Sonderzeichen, etc.). Anschließend wird das PDF in "Zu sortieren" verschoben. Alle anderen Dateien kommen direkt erstmal in "Zu sortieren". Von dort aus sortiere ich dann nur in 5 grobe Kategorien, damit ich notfalls auch so noch etwas finde.
Mehrere verschachtelte Ordner sollten eigentlich in den meisten Fällen genügen.
Problematisch wird es nur dann, wenn man die Daten nach mehreren Kriterien ordnen möchte, dann reicht eine verschachtelte Ordnerstruktur nicht mehr aus.
Z.B. könnte man Fotos nach dem Jahr ordnen oder aber auch nach der Art der Fotos, also z.b. Urlaub, Geburtstage, Arbeit etc..
Spätestens hier sind verschachtelte Ordnerstrukturen einfach nicht mehr optimal, ich bevorzuge sie aufgrund ihrer Einfachheit gegenüber komplexen DBMS oder speziellen Verwaltungsprogrammen dennoch.
Genau das ist das Problem. Es gibt durchaus Dokumente, die zu verschiedenen Kategorien gehören, und die ich auch je nach aktuellem Kontext, in dem ich suche, unter einem anderen Begriff suchen würde. Bei einer handvoll Dokumenten wäre das Problem noch nicht so gravierend. Übersteigt die Anzahl der Dokumente aber vierstellige Zahlen, wird es mit reinem Erinnerungsvermögen schon schwer - habe ich das damals unter "Versicherungsschriftverkehr" abgelegt, oder unter "KFZ-Dokumente", oder unter...?
Früher basierte meine Ordnerstruktur auf Kategorien; weil das wegen eben dieses Problems aber schnell unbequem wurde, habe ich es jetzt eben nach Namen des Unternehmens oder der Institution sortiert. Aber auch das stößt an Grenzen: Lief Vorgang XYZ nun über Institution A, Firma B oder C?
Ein sinnvolles Tagging wäre hier deutlich bequemer. Nur, wie gesagt, alle zufriedenstellenden Lösungen, die ich bisher gefunden habe, waren Enterprise-Lösungen.
Mit Spotlight geht das wunderbar. Linux benutze ich hauptsächlich für Projekte zum Bauen oder abgespeckt in einem Embeddedsystem, aber es gab/gibt doch mehrere Projekte die wie Spotlight eine Metasuche ermöglichen.
Zum Verwalten von Dokumenten verwende ich momentan Calibre. Ist zwar nicht ideal und garantiert nicht revisionssicher, für den privaten gebrauch reicht es mir aus.