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Alfresco veröffentlicht Records Management 2.0
Alfresco, Hersteller des gleichnamigen Java-basierten Unternehmens-Content-Management-Systems (CMS), hat das Records Management-Modul an Alfresco 4.0 angepasst und erweitert.
Alfresco
Das Records Management (RM)-Modul soll den Benutzern dabei helfen, Unternehmensdaten im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften zu verwalten. Es steht jetzt in Version 2.0 mit vielen Neuerungen zur Verfügung. Das Modul soll den Anwendern dabei helfen, alle Dokumente sicher vor unberechtigten Zugriffen zu verwahren. Es kann für alle Arten von Dokumenten verwendet werden, wozu auch Multimedia-Dateien oder eingescannte Dokumente zu zählen sind. Grundsätzlich macht Records Management keine Einschränkungen bezüglich der Dateien, die es verwaltet.
Die neue Version 2.0 von RM erlaubt es, Dateien in beliebigen Hierarchien abzulegen und geht damit über die drei Standardebenen hinaus, die das US-Verteidigungsministerium (DoD) definiert hat. Das Modul wurde laut Alfresco vollständig überarbeitet, so dass es nun in Alfresco Enterprise 4 verwendbar ist.
RM 2.0 ermöglicht es den Benutzern zudem, eigene Dateitypen und zugehörige Metadaten zu definieren und diese als Datensätze im Sinne von RM zu deklarieren. Die DoD-Spezifikation ist nun optional, so dass auch die Konformität zu alternativen RM-Standards erzielt werden kann. Laut Alfresco wurde außerdem die Suchfunktion verbessert. Die Benutzer können Abfragen selbst definieren und diese für die spätere Verwendung abspeichern.
Alle Daten werden jetzt in einem einzelnen Repositorium abgelegt, so dass alles an einer Stelle verwaltet werden kann und Datentransfers zu anderen Rechnern vermieden werden. Zusätzlich zu nativen Clients kann Records Management jetzt auch über eine Web-Oberfläche erreicht werden. Durch die Unterstützung des IMAP-Protokolls können zudem die Daten einfach per E-Mail verschickt werden. Dabei erscheint Alfresco RM als Mail-Ordner im E-Mail-Client.
Das Modul unterstützt darüber hinaus fein granulierte Zugriffsrechte, die auf Benutzerrechten und Rollen beruhen, und besitzt zusätzliche Werkzeuge, um mit den Bestimmungen der Informationsfreiheitsgesetze konform zu sein. Dies betrifft vor allem die Behörden unter den Alfreso-Anwendern, die an solche Gesetze gebunden sind.
Records Management ist nach Angaben von Alfresco freie Software und sollte damit auch in der freien Community Edition enthalten sein.
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