Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren

Erste Schritte zum papierlosen Büro

Dokumente scannen

Der erste Schritt in Richtung papierloses Büro ist vermutlich der unangenehmste und ähnlich spannend wie eine Steuererklärung. Alle Papierdokumente müssen digitalisiert werden und dies können dann doch einige tausend Seiten sein.

Variante 1: Am schnellsten kommt man weiter, wenn man einen Scanner mit Duplex-Einzug hat. Viele Multifunktionsdrucker, wie sie in den meisten Büros vorhanden sind, haben diese Möglichkeit. Zunächst also die Dokumente vorsortieren und ggf. Klammern entfernen.
- Dokumente, wie Kontoauszüge oder sehr alte Rechnungen, werden in eine PDF-Datei gescannt. Der Einzug kann bis zu 150 Seiten automatisch einziehen und so kommt man in vertretbarer Zeit zu einem Ergebnis. Ein Auffinden über den Dateinamen wird so allerdings natürlich erschwert, wenn 100 unterschiedliche Rechnungen in einem File stecken.
- Dokumente, wie Beratungsprotokolle, werden einzeln über den Duplex-Einzug gescannt und werden somit zusammenhängend in einer eigenständigen PDF-Datei abgespeichert. Dies vereinfacht das wiederfinden über den Dateinamen, bedeutet allerdings natürlich mehr Arbeit.
- Am aufwändigsten sind Dokumente mit Klammern, welche man im Original behalten muss und die Klammerung nicht verändern kann, zum Beispiel Notarverträge. Hier muss jede Seite einzeln eingescannt werden. Dies ist entsprechend zeitaufwändig.
Ralph

Simple Scan mit gescanntem Dokument
Variante 2: Ist der erste große Berg geschafft und alle Dokumente sind mit dem Großgerät eingescannt, müssen wir den regelmäßig anfallenden Papierkram digitalisieren. Die einfachste Variante ist, eine entsprechende Smartphone-App zu verwenden. In den gängigen App-Stores gibt es ausreichend Auswahl. Ich selbst konnte gute Ergebnisse mit Scanbot für Android erreichen. Für die paar Dokumente, die in einem üblichen Haushalt pro Woche anfallen, dürfte dies ausreichend sein und die erzielte Qualität ist für OCR ausreichend. Viele Apps bieten auch direkt integriertes OCR, da mein Smartphone jedoch nicht das leistungsstärkste und OCR meist eine kostenpflichtige Option ist, habe ich dies nicht getestet. Man sollte ggf. darauf achten, ob die Erkennung beim Smartphone lokal durchgeführt wird oder über einen Cloud-Service. Meinen Arbeitsvertrag möchte ich nur ungern zu einem unbekannten Anbieter in die Cloud schicken.
Variante 3: Der Scanner zu Hause. Auch ich habe noch ein Multifunktionsgerät (Tintenstrahldrucker und Scanner) zu Hause stehen. Der Scan ist hier etwas schneller, unkomplizierter und in besserer Qualität als mit einem Smartphone. Als Alternative gibt es auch bei bekannten Auktionsplattformen immer wieder gebrauchte Scanner mit Duplexeinzug für kleines Geld (~50 €) zu erstehen. Als Software kommt Simple Scan zum Einsatz mit dem Scanmodus »Text«. Damit dauert der Dokumentenscan nur ein paar Sekunden pro Seite. Die Auflösung sollte jedoch von der Default-Einstellung (150 DPI) auf 300 erhöht werden, sonst sieht es im Anschluss mit OCR schlecht aus. Im Textmodus arbeitet Simple Scan im schwarz-weiß-Modus. Simple Scan ist bei Ubuntu schon vorinstalliert und die Erkennung des Scanners (HP Deskjet 3520) ging sofort. Die Bedienung ist selbsterklärend. Als Ausgabeformat steht hier ebenfalls PDF zur Verfügung.