Dokumentenmanagement mit LetoDMS

Anlegen von Ordnern und Hochladen von Dokumenten

Zum Anlegen von Dokumenten oder Ordnern wechseln Sie zunächst in die Dokumenten/Ordner-Sicht. Diese erreicht man immer über den Link Content in der obersten Kopfzeile. Die möglichen Funktionen befinden sich in dem Menü unterhalb der Kopfzeile. Zwischen Menü und Kopfzeile wird darüber hinaus der aktuelle Pfad im DMS ausgeben.

Uwe Steinmann

Anlegen von Dokumenten

Das Anlegen neuer Ordner ist wenig spektakulär. Beim Anlegen von Dokumenten gibt es deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten. Von Interesse ist hier insbesondere die Möglichkeit, Dokumente beliebiger Größe hochladen zu können, sofern der Large File Support in den Einstellungen angehakt wird. Ist dies der Fall, dann erscheint am Beginn der regulären Upload-Seite ein Hinweis auf eine alternative Upload-Seite, auf der sich ein Java-Applet befindet, um den Upload auszuführen. Das in den Einstellung als Directory for partial uploads: bezeichnete Verzeichnis ist im übrigen genau hierfür notwendig. In diesem Verzeichnis wird während des Uploads, die in Stücke passender Größe unterteilte Datei, abgelegt, um am Ende des Uploads daraus das Dokument wieder herzustellen. Die Größe der Stücke wird im übrigen auch in den Einstellungen unter Partial filesize gesetzt. Diese Größe darf die maximale Upload-Size von PHP nicht überschreiten. Das Hochladen mehrerer Dokumente in einem Schritt erfolgt im übrigen ebenfalls über dieses Applet und kann auch über den Eintrag Add multiple Documents in der Menüzeile erreicht werden.

Dokumente können einer oder mehreren Kategorien zugeordnet werden. Darüber hinaus kann ein Ablaufdatum gesetzt werden. Besonders mächtig ist die Funktion des Prüfens und Freigebens von Dokumenten. Beides kann sowohl von einem einzelnen Benutzer als auch von einer Gruppe erfolgen. Bei der Freigabe oder Prüfung durch eine Gruppe reicht es, wenn einer der Gruppe die Freigabe erteilt oder die Prüfung bestätigt.

Benachrichtigungen

Uwe Steinmann

Einrichtung von Benachrichtigungen

Eine weitere Besonderheit von LetoDMS sind »Notification Lists«. Dies sind Listen für Benachrichtigungen bei Dokumentenänderungen, in die sich jeder Benutzer eintragen kann. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Als Administrator können Sie jeden Benutzer in die Benachrichtigungsliste eintragen. Als normaler Benutzer gelingt das nur für sich selbst und alle Gruppen in denen man Mitglied ist. Das Eingabeformular zur Einrichtung von Notifications ist recht übersichtlich. Wird ein Dokument danach z.B. verschoben, gelöscht oder eine neue Version eingestellt, dann erhält jeder Benutzer auf der Benachrichtigungsliste eine E-Mail mit den Änderungen.

Zugriffskontrolle

Natürlich kann auch der Zugriff auf Dokumente und Ordner reglementiert werden. Grundsätzlich sind Ordner und Dokumente für alle lesbar. Davon abweichen kann man mit einer für das Dokument oder den Ordner eigenen Access-List. Sie beinhalten einen voreingestellten Zugriffsmodus und davon abweichend, einstellbare Zugriffsmodi für Benutzer und Gruppen. Eine Access-List kann darüber hinaus auch an die Unterordner und Dokumente vererbt werden. Damit lassen sich leicht ganze Bereiche des DMS auch vor lesendem Zugriff schützen.

Versionen

Früher oder später müssen Dokumente durch neue Versionen ersetzt werden. Die passende Funktion dafür findet man im Menü unter Update Document. LetoDMS verwirft eine vorherige Fassung des Dokuments nicht, sondern legt eine neue Version an, die wiederum durch den bereits beschriebenen Prüfungs- und Freigabeprozess geschickt werden kann. Auf die alten Versionen kann weiterhin zugegriffen werden. Sie können aber auch durch den Benutzer gelöscht werden.

Kategorien und Stichworte

Dokumente können mit Stichworten versehen und Kategorien zugeordnet werden. Die Konzepte hinter beiden Vorgängen erscheinen zunächst ähnlich, sie unterscheiden sich aber wesentlich. Kategorien sind zuvor vom Administrator angelegt worden und nur aus diesem Pool kann eine Auswahl beim Eintragen der Kategorie eines Dokuments getroffen werden. Stichworte sind letztlich beliebiger Freitext, der mit dem Dokument abgespeichert wird. Bei Anlegen eines Dokuments werden Sie aber feststellen, dass auch Stichworte aus zuvor definierten Listen übernommen werden können. Diese Listen können entweder global oder persönlich sein. Die globalen Listen sind vom Administrator angelegt worden. Die persönlichen Listen kann jeder Benutzer selbst anlegen. Die Funktion dafür finden Sie auf Ihrer Profil-Seite. Es können beliebig viele Listen angelegt werden, die alle einen Namen haben und somit die Gruppierung von Stichwörtern ermöglichen. Es ist ratsam, Stichwortlisten zu verwenden, weil sie eine Vereinheitlichung der Stichwörter ermöglichen und letztlich die Suche nach Dokumenten effizienter machen. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass die Listen letztlich nur eine Eingabehilfe sind, und in der Datenbank eine durch Leerzeichen separierte Liste von Wörtern erscheint, die Sie durchaus auch über die Tastatur hätten eingeben können. Kategorien und Stichworte werden zur Zeit vorwiegend bei der Suche als Such- oder Filterkriterium genutzt.