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Do, 12. September 2019, 15:30

Collabora – so klappt die Zusammenarbeit im Online-Office von Nextcloud

Das Online-Office von Collabora lässt sich gut in Nextcloud nutzen. Dieser Artikel beschreibt, wie man es einrichtet.

Wer Nextcloud in Team nutzt, wird bald auf die Frage stoßen, ob und wie Dokumente mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Anlässe können beispielsweise sein:

  • Bisher komplizierte Abstimmungsverfahren per E-Mail sollen vereinfacht werden.
  • Bei Telefonkonferenzen sollen die Teilnehmenden live an einem Dokument oder einem Protokoll mitarbeiten oder zumindest mitlesen können.
  • Endgeräte wie Tablets, auf denen möglicherweise kein umfassendes Office-Paket vorhanden ist, sollen in Besprechungen produktiv genutzt werden.
  • Gestaltungsvarianten von z.B. Flyern oder Logos sollen diskutiert werden, die betreffenden Personen befinden sich aber an unterschiedlichen Orten.

Welche Lösungen bieten sich an? Neben den einfachen, aber funktional eingeschränkten Möglichkeiten von »Nextcloud Text« und Etherpad/Ethercalc bieten sich hier zwei vollwertige Online-Office-Lösungen an, die man in die Nextcloud einhängen kann. »Einhängen« bedeutet, dass das Online-Office selbst auf einem separaten Server installiert ist und lediglich über eine Schnittstelle von der Nextcloud-Instanz angesprochen wird. Für die Nutzer stellt dieser Zusammenschaltung kein Hindernis dar, da das Online-Office innerhalb der Web-Oberfläche von Nextcloud angezeigt wird.

Die Menüleisten von Collabora Online-Office, integriert angezeigt in einer Nextcloud

Tim Schrock | DBJR

Die Menüleisten von Collabora Online-Office, integriert angezeigt in einer Nextcloud

Online-Office: Welches nehmen?

Für Nextcloud stehen zwei Lösungen parat: OnlyOffice und Collabora. Die beiden Programme verfolgen leicht unterschiedliche Ansätze und haben daher auch unterschiedliche Stärken. OnlyOffice verlagert den Großteil der Rechenleistung auf den Client, was sich positiv auf die Reaktivität des Online-Office auswirkt. Bei Collabora führen ein stark belasteter Server oder eine schlechte Internetverbindung mitunter dazu, dass sich das Tippen träge anfühlt. Auch ist die Nutzeroberfläche von OnlyOffice etwas gefälliger gestaltet als beim eher spröden Collabora.

Technisch sieht die Sache aber anders aus: Besonders bei Import und Export von Dateien hat Collabora die Nase vorn, da es auf der sehr gut gepflegten Open-Source-Anwendung LibreOffice aufbaut. Der Einsatz von OnlyOffice birgt zudem weitere Unwägbarkeiten, weil die Endgeräte mehr Aufgaben übernehmen müssen. Dadurch sind die möglichen Fehlerquellen etwas breiter gestreut als dies beim zentralisierten Ansatz von Collabora der Fall ist.

Beide Lösungen stehen bis zu einer bestimmten Nutzungsgröße kostenfrei zur Verfügung. Darüber hinaus wird in den meisten Fällen ein Supportvertrag und Lizenzkosten fällig; für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen bieten beide Hersteller deutliche Preisnachlässe. Übrigens sind beide Online-Offices nicht auf Nextcloud als Datenmanager beschränkt: Auch Owncloud, Seafile, EGroupware und andere werden unterstützt. Der Einstieg fällt in OnlyOffice deutlich leichter als in Collabora, denn die Website von OnlyOffice ist deutlich besser strukturiert und mehr auf Service getrimmt. Man versteht klarer, welche Optionen zur Auswahl stehen.

Es ist wichtig, sich vor der Entscheidung das spätere Nutzungsszenario vor Augen zu führen. Soll das Online-Office das alleinige Werkzeug für alle Nutzer werden oder ist der Einsatz lediglich ergänzend zu lokal installierten Office-Paketen geplant?

Wir haben uns aufgrund des Open-Source-Gedankens für Collabora Online-Office entschieden. Hinter Collabora steht eine britische Firma mit demselben Namen, die sich seit Jahren aktiv in die Entwicklung von LibreOffice einbringt.

Als Variante nutzen wir die kostenlose »Collabora Online Development Edition (CODE)«, da neue Funktionen hier sehr schnell zur Verfügung gestellt werden. Die Aktualisierungen erscheinen alle ein bis zwei Monate. Mit dieser Lösung können maximal 10 Dokumente gleichzeitig geöffnet werden, wobei dann wiederum bis zu 20 Personen parallel in den Dokumenten aktiv sein dürfen.

Der weitere Artikel bezieht sich auf CODE 4.0.5 und die dazugehörige Nextcloud-Erweiterung in Version 3.3.14.

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