>Normalerweise sollte derjenige der die Doku schreibt neben den Programmierer oder auch dem erfahrenen Anwender sitzen und sich die Funktionen erklären lassen. Leider ist dies selten machbar.

Das wäre allerdings der Idealzustand, es würde aber schon helfen, wenn die Programmierer die Hilfetexte als wichtigen Bestandteil ihrer Software betrachten und mit Hilfeautoren überhaupt zusammenarbeiten würden. Beispielsweise könnten Entwickler Listen mit Features, die erklärt werden sollen und knappen Tipps, wie man sie ausprobiert, an fähige Textautoren schicken, die dann ihrerseits aus diesen Stichpunkten gut lesbare Texte machen, die wiederum von den Entwicklern auf Plausibilität und technische Korektesse hin geprüft werden.
Ein persönliches Treffen von Zeit zu Zeit würde freilich den ganzen Prozess noch weiter verbessern...