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agorum core 9.0 mit revisionssicherem Archiv
Das freie Dokumentenverwaltungssystem »agorum core« wurde in Version 9.0 mit zahlreichen Neuerungen veröffentlicht, darunter revisionssicheres Archiv und dynamische Ordner.
agorum Software GmbH
Abfrage des Archivs in Agorum Core 9.0
agorum core ist eine Dokumentenverwaltung mit integriertem DMS-Laufwerk. Die Mitarbeiter sollen ihre bisherige Arbeitsweise beibehalten können. Der Hersteller verspricht dadurch eine schnelle und reibungslose Einführung der Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Die Software ist in zwei Lizenzen verfügbar, zum einen als Open Source unter der GPL und zum anderen als agorum core Pro unter einer proprietären Lizenz. Die Open-Source-Version ist ein vollwertiges Dokumentenverwaltungssystem (DMS) und unterliegt keinerlei Einschränkungen. Beide Varianten bauen auf derselben Entwicklung auf, so dass ein Wechsel auf agorum core Pro jederzeit möglich ist. Der Hersteller bietet für das Open-Source-DMS umfangreichen Support durch ein Forum und durch buchbare Supportpakete an.
Die aktuelle Version 9.0 enthält nach Angaben des Softwarehauses aus Ostfildern zahlreiche Verbesserungen sowie 16 neue Module für die Open-Source-Edition. Zu den neuen Modulen gehören ein revisionsicheres Archiv, der dynamische Ordner Smart Folder und das Information Center, das alle Unternehmensinformationen zentral und schnell zugänglich macht. Die Änderungen sind nicht nur für zahlende Kunden verfügbar, sondern betreffen auch die Open-Source-Version.
Mit dem Basic Archive sollen DSGVO und GoBD keine Schreckgespenster mehr sein. Dokumente, die revisionssicher abgespeichert werden müssen, können im System für den vorgesehenen Zeitraum gesperrt werden. Eine Änderung ist nicht mehr möglich, bis das Löschdatum erreicht ist. Auch die Sonderbehandlung von personenbezogenen Daten ist lösbar: entsprechende Dateien werden markiert und können wiedergefunden und entfernt werden.
Das neue Information Center stellt eine Suchfunktion für die archivierten Dokumente bereit. Dank automatischer Indizierung beim Eingang wird auch der Inhalt von Dokumenten bei der Suche berücksichtigt. Eine neue Übersichtsseite zeigt dem Nutzer in einer persönlichen Übersicht jederzeit, welche Aufgaben für ihn gerade anliegen, welche E-Mails eingetroffen sind oder wann der nächste Termin beginnt. Dabei ist die Ansicht ständig aktuell und informiert sofort über neue Elemente.
Zusätzlich stellt agorum core seinen Nutzern weitere neue Werkzeuge zur Verfügung, darunter die einfache Abbildung von Workflows und der Smart Folder. Der intelligente Ordner zeigt je nach Nutzergruppe genau die Informationen an, die als erstes gebraucht werden. Die Installation der neuen Module ist nun mit dem integrierten Plugin-Manager für die Anwender selbst möglich. Alle Änderungen können im Änderungsprotokoll nachgelesen werden.
Zum Herunterladen werden verschiedene Varianten angeboten: Vorhandene Systeme können mit Hilfe von Update-Programmen ohne großen Aufwand auf die neue Version aktualisiert werden. Für eine Neuinstallation stehen Installationsprogramme für Linux und Windows bereit. Zum schnellen Ausprobieren wird zusätzlich eine VirtualBox-Appliance zur Verfügung gestellt, die ein voll funktionsfähiges und installiertes System enthält.
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