XML-Rechnungen mit freier Software

Deutsche Bundesbehörden müssen jetzt elektronische Rechnungen im XML-Format akzeptieren. Es zeichnet sich ab, dass diese Formate irgendwann als einzige noch akzeptiert werden, doch glücklicherweise können sie auch mit freier Software erstellt werden.

Von jstaerk

Seit dem 27.11.2018 müssen, wegen einer europaweiten Richtline (2014/55/EU), sogar deutsche Bundesbehörden elektronische Rechnungen im XML-Format akzeptieren. Am 20.11. wurde demgemäß das entsprechende Web-Portal, die »Zentrale Rechnungseingangsplattform« eingeweiht.

Das Gesetz, genauer die Verordnung (das sogenannte E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung), die die entsprechende Richtlinie umsetzen, haben einen interessanten Haken: In zwei Jahren, ab dem 27.11.2020, akzeptieren deutsche Bundesbehörden nur noch XML-Rechnungen: Beispielsweise Rechnungen auf Papier sind dann nur noch für Beträge geringer als 1.000 Euro möglich.

Man erhofft sich damit Einsparungen in Millionenhöhe, die Dänemark schon seit 2004 umsetzt.

XML-Rechnungen können, anders als Rechnungen in reinem PDF (Ausnahme ZUGFeRD) nämlich maschinenlesbar auf den entsprechenden Auftrag verweisen. Ist der Auftrag und dessen Erfüllung im eigenen System bereits dokumentiert, kann die Rechnung automatisch nachgerechnet, mit dem Auftrag verglichen, automatisch bezahlt und wie geplant verbucht werden.

Die Bundesländer müssen die EU-Richtlinie ebenfalls umsetzen und XML-Rechnungen entgegen nehmen, haben aber etwas mehr Zeit und dürfen sich entscheiden, auch weiterhin Papierrechnungen und sogenannte »unstrukturierte« elektronische Rechnungen - wie Bild- oder eben auch PDF-Dateien ohne ZUGFeRD - entgegen zu nehmen.

Für europäische Behörden, also auch die deutschen Bundesbehörden, erlaubt sind Rechnungen in UBL oder UN/CEFACT XML. UN/CEFACT XML betrifft dann auch ZUGFeRD 2.0, das noch in diesem Jahr kommen soll. Beim Rechnungsformat ZUGFeRD wird eine entsprechende XML-Datei in eine PDF-Datei eingebettet. Die XRechnung ist eine CIUS, spezifiziert also genauer, welche Attribute vorhanden sein müssen.

Linux-fähige Open-Source-Tools sind zur Rechnungserstellung beispielsweise Fakturama oder Odoo (beide ZUGFeRD), als Validatoren der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (XRechnung) oder ZUV (ZUGFeRD) und als Bibliotheken zum Beispiel Konik (Java), Factur-X (ZUGFeRD) und Mustangproject (ZUGFeRD).