Dokumente austauschen im Internet

Wie verschickt man in sinnvoller Weise Dokumente über das Internet? Ein kleiner Leitfaden.

Das Internet ist ein offenes System, das die verschiedensten Computertypen miteinander verbindet. Leider verschicken viele Internetnutzer Dokumente in einer Art und Weise, die andere Computernutzer von deren Nutzung ausschließt oder sie dazu nötigt, die Software einer bestimmten Softwarefirma zu kaufen. Dieser Leitfaden soll zeigen, dass es durchaus sinnvolle Alternativen gibt, mit denen man sich einerseits Ladezeiten und Softwarekosten sparen kann. Andererseits kann man dadurch auch bei Datensicherheit und Virensicherheit Fortschritte machen.

Ein paar Hintergrundinformationen

Anfang der 80er Jahre waren Computer für den Einzelnen noch unbezahlbar. Der Trend zum Personal Computer (PC) hat eine ganz neue Dynamik in der Weltwirtschaft ausgelöst. Bill Gates hat sich durch die Bereitstellung der geeigneten Software für diesen neuen Markt und letztendlich durch eine geschickte und rücksichtslose Vermarktungsstrategie eine quasi-Monopolstellung auf dem PC-Softwaremarkt erkämpft. Bei weit über 90% der neu verkauften Privat-PCs ist ein Betriebssystem von Microsoft vorinstalliert, und auch die MS-Office-Software (Word, Excel etc.) ist weltweit ein quasi-Standard geworden.

Von vorne herein war Apple ein Konkurrent zu Microsoft, und im Presse -und Kreativbereich hat Apple deutlich die Nase vorn. Insgesamt ist das Programmangebot jedoch deutlich geringer als bei Microsoft und außerdem ist Apple von der Anschaffung her (Geräte und Zusatz-Software) deutlich teurer als ein PC.

Mittlerweile haben sich jedoch auch brauchbare Alternativen auf PC-Basis entwickelt, die insgesamt deutlich günstiger sind: Linux bietet zwar im Multimedia-Bereich und im Spiele-Bereich noch nicht so viele Möglichkeiten wie Windows, ist jedoch sicher, stabil und ausbaufähig. Der Nachteil ist, dass man kaum Computer mit vorinstalliertem Linux bekommt und dass Linux auf manchen Billig-Computern nicht so richtig läuft. Meist muss man also Linux selbst installieren, und man kann das als Anfänger schon schaffen, sollte aber doch besser einen erfahrenen Benutzer zu Rate ziehen.

Da es also verschiedene Computersysteme gibt, die nebeneinander ihre Berechtigung haben, sollte man beachten, dass auch die Benutzer anderer Systeme in der Lage sind, die Dokumente zu lesen bzw. zu verarbeiten, die man mit dem Computer erstellt habt. Das fängt schon bei der Erstellung einfacher Texte an.

Text und Formatierung

Formatierung ist die äußere Gestaltung eines Textes: Große Schriften für die Überschrift, Unterstreichungen heben Wichtiges hervor, es gibt Einrückungen und man kann auch die Schriftart verändern. Wenn man einen Text an die Presse weitergibt, ist es eher unerwünscht, Formatierungen mitzuliefern, da die Layout-Leute ohnehin die Formatierung selbst machen. Auch für Emails reicht es meist völlig aus, Texte ohne Formatierung (im .txt-Format) zu versenden.

Sehr oft möchte man jedoch bewusst Formatierungen in einem Dokument haben, damit man Inhalte gliedern und somit schneller auf Informationen zugreifen kann. Diese Formatierungen werden in einem speziellen Code innerhalb der Datei gespeichert; Text und Formatierungen und sonstige Erweiterungen bilden den so genannten Hypertext.

Als sich in den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts das Internet langsam entwickelt hat, gab es an Universitäten Leute, die versucht haben, verschiedene Dokumente sinnvoll so zu verknüpfen, dass man insgesamt mehr Überblick bei der Ordnung von Informationen bekommt. Durch das Anklicken sogenannter Hyperlinks kann man auf ein anderes Dokument zugreifen oder auch auf Bilder oder andere Daten. So entstand letztlich HTML (Hypertext Markup Language), das bis jetzt auch immer weiter ausgebaut wurde.

Auch heute noch ist HTML das geeignete Format fürs Internet: Es ist einfach, schnell und man kann alles Mögliche in sinnvoller Form in HTML einbetten, wie etwa sinnvoll komprimierte Bilder, Tabellen etc. Und das Überzeugendste an HTML ist: Es kann auf jedem Computersystem angezeigt werden: Egal ob Microsoft, Apple, Linux, UNIX oder was auch immer: HTML ist ein sogenannter plattformübergreifender Standard.

Die Sprache HTML ist so angelegt, dass der ausgegebene Text jeweils an die Bildschirmgröße bzw. Fenstergröße angepasst wird. Man kann sogar die Textgröße einstellen, wie man sie gerne haben möchte. Dies ist sehr sinnvoll, wenn man Internetseiten ansehen will. Wenn man Seiten ausdrucken will, ist HTML oft ungünstig: Die Vorgabe eines festen Seitenlayouts ist in HTML kaum möglich.

Vorgegebenes Seitenlayout

Wenn man also unbedingt etwas mit einem fest vorgegebenen Seitenlayout verschicken will (z.B. wenn man möchte, dass der Empfänger es einfach ausdrucken kann), dann muss man ein anderes Dateiformat verwenden.

Viele Leute verwenden in diesem Fall das Microsoft-Word-Format. Man kann hier das Seitenlayout vorgeben und man kann auch später noch Änderungen im Dokument durchführen, aber das Ganze hat ein paar Nachteile:

Zwang zu Microsoft: Der Empfänger des Dokuments wird mehr oder weniger dazu genötigt, auch Software von Microsoft zu haben (das ist aber nicht unbedingt nötig, siehe unten).
Layout nicht sicher: Es kann sein, dass der Ausdruck doch ganz anders aussieht, wenn der Empfänger einen anderen Drucker verwendet oder bestimmte Schriftarten nicht installiert hat.
Datensicherheit: In einem Word-Dokument werden viele sogenannte Meta-Informationen mitgespeichert (ursprünglicher Autor, alte Dokumentversionen etc.), von denen der Empfänger nicht unbedingt etwas mitbekommen sollte.
Sicherheit: Durch in Word-Dokumente eingebaute Makro-Viren wurden schon Millionenschäden im Computerbereich verursacht.
Dateigröße: Ich hatte schon mal ein Word-Dokument mit mehr als 1000 KB bekommen, in dem ein Bild integriert war. Ich habe dann das Bild bei mir in einem sinnvollen Dateiformat gespeichert: Es hatte dann ca. 60 KB und zwar ohne dass ich irgendetwas an Bildqualität verloren hatte. (Geeignete Bildformate siehe unten)