Dokumentenmanagement mit LetoDMS

Uwe Steinmann

Datenbanksuche

Die Standardsuche in LetoDMS beschränkt sich auf die Suche über die Daten in der LetoDMS-Datenbank. Erst im zweiten Teil diese Artikelserie wird die Volltextsuche vorgestellt. Die Einstellmöglichkeiten sind beträchtlich. In vielen Fällen reicht aber bereits die Suche über das Eingabefeld rechts oben im Kopf jeder Seite. Eine Suche, die darüber angestoßen wird, sucht im Titel, Kommentar und den Stichworten ohne weitere Einschränkung der Ergebnisliste. Ein Klick auf den Such-Button ohne Suchtext führt zum regulären Suchformular, genauso wie der Link Search in der Kopfzeile. Mit der Version 3.3.0 wird die Datenbanksuche nicht nur Dokumente, sondern auch Ordner finden.

Grenzen von LetoDMS

LetoDMS ist bereits sehr mächtig, stößt aber dennoch an Grenzen und birgt ein paar Eigenheiten, die man bei der Entscheidung für LetoDMS berücksichtigen sollte.

Historisch bedingt legt LetoDMS die Dokumente im Dateisystem ab und das erfordert, LetoDMS auf dem gleichen Server zu installieren, oder anders herum ausgedrückt: die Dokumente liegen auf dem Applikationsserver. Verwendet man einen dedizierten Datenbankserver, dann verteilen sich die Daten des DMS bereits auf zwei Server, was beispielsweise das Backup verkompliziert oder Sicherheitskonzepte untergräbt. Zur Zeit lässt sich dies nur beheben, indem die Dokumente auf einem dedizierten Server abgelegt werden und als Netzlaufwerk im Applikationsserver eingebunden werden.

Die Zahl der Dokumente ist bedingt durch die Ablage im Dateisystem und dessen Eigenschaften begrenzt. ext3 kann beispielsweise nur 31998 Unterverzeichnisse ablegen. Da LetoDMS jedes Dokument in einen Ordner legt, ist dies auch gleichzeitig die maximale Anzahl der Dokumente. Abhilfe schafft die Verteilung der Dokumente auf zwei Ordnerebenen in Version 3.3.0.

Eine Integration mit externer Software zur Automatisierung (beispielsweise Dokumentenerfassungsprozessen) ist nicht vorgesehen. Sehr wohl bestehen hier Möglichkeiten, eine solche Integration zu realisieren. Skripte auf Basis von LetoDMS_Core, die Dokumente automatisch importieren, sind leicht programmiert.

Mehr zu LetoDMS

Wenn Sie mehr über LetoDMS erfahren möchten, ist die Homepage der richtige Ort. Die Seiten sind nicht immer auf dem aktuellsten Stand, im Forum findet man in der Regel jedoch schnell eine Antwort auf Fragen und Probleme. Kommerzieller Support ist über die deutschsprachige Webseite letodms.de verfügbar.